Pengenalan
Dalam syarikat-syarikat Jepun, tidak jarang jabatan sistem maklumat (情シス) ditubuhkan dengan titik permulaan dari jabatan Hal Ehwal Am dan Pengurusan. Fakta ini sering dianggap sebagai “perkembangan sejarah khusus syarikat Jepun”, tetapi itu bukan penjelasan yang mendasar. Artikel ini menyusun semula sebab-sebab 情シ斯 berasal dari Hal Ehwal Am dengan kembali kepada “keputusan pengurusan pada masa itu” dan “definisi IT”. Tujuannya bukan untuk menilai atau mengkritik 情シス, tetapi untuk mendedahkan secara struktur mengapa penempatan organisasi sedemikian dianggap rasional, dan mengapa keputusan itu tidak dikemas kini sehingga kini.
Apakah Tujuan Pengenalan IT pada Zaman Kelahiran 情シス?
Tujuan utama pengenalan IT (pada masa itu dikenali sebagai pemprosesan data/maklumat) dalam syarikat Jepun adalah untuk meningkatkan kecekapan tugas pengurusan. Secara khusus, tugas-tugas berikut:
- Pemprosesan perakaunan, pengiraan gaji dan sumber manusia
- Pengurusan inventori dan pembelian
- Penciptaan dan pengumpulan pelbagai borang dan laporan
Semua ini bukan aktiviti untuk mengembangkan perniagaan secara langsung, tetapi fungsi pengurusan untuk menjalankan operasi sedia ada dengan tepat dan stabil. Bagi pengurusan pada masa itu, IT bukan “aset strategik yang mencipta kelebihan daya saing”, tetapi alat untuk melaksanakan tugas pentadbiran yang sebelum ini dilakukan secara manual dengan lebih murah, cepat dan tanpa kesilapan. Pada ketika ini, IT telah diletakkan dalam konteks “pengurusan/sokongan” dan bukannya “serangan”.
Di Mana IT untuk Pengurusan Seharusnya Diletakkan?
Selagi peranan yang dimainkan oleh IT adalah untuk meningkatkan kecekapan tugas pengurusan, bidang kuasanya secara semula jadi adalah terhad. Ia adalah bidang yang berkait rapat dengan perakaunan, sumber manusia dan hal ehwal am, mengendalikan peraturan dan prosedur bersama seluruh syarikat, dan memerlukan penyelarasan merentasi jabatan operasi. Jabatan Hal Ehwal Am dan Pengurusan memenuhi syarat-syarat ini. Oleh itu, keputusan untuk meletakkan “IT yang menyokong tugas pengurusan dalaman secara merentas” di bawah Hal Ehwal Am boleh dikatakan sangat semula jadi dan rasional sebagai keputusan pengurusan pada masa itu. Perkara penting ialah, pada peringkat ini, pengurusan tidak membuat keputusan yang salah.
Masalah Berlaku “Selepas Itu”
IT akhirnya meresap ke dalam bidang teras aktiviti perniagaan seperti pengurusan pengeluaran, pengurusan jualan, data pelanggan, dan keseluruhan proses perniagaan. Walau bagaimanapun, dalam banyak syarikat, pengurusan tidak mentakrifkan semula kedudukan IT. Dari segi organisasi, ia kekal di bawah Hal Ehwal Am, dengan peranan yang diharapkan adalah “operasi stabil” dan “sifar gangguan”, metrik penilaian adalah pengurangan kos dan kecekapan operasi, dan ia menjadi entiti yang tidak terlibat dalam reka bentuk perniagaan atau keputusan pelaburan. Akibatnya, 情シス menjadi terperangkap dalam peranan “menyokong prasyarat perniagaan, tetapi bukan entiti yang mereka bentuk perniagaan”. Ini bukan masalah keupayaan atau sikap, tetapi akibat daripada definisi peranan yang diberikan oleh pengurusan.
Bukan “Berasal dari Hal Ehwal Am”, Tetapi “Pengurusan Meletakkannya di Sana”
Apabila membincangkan tentang 情シス, sering dijelaskan bahawa “情シス Jepun berasal dari Hal Ehwal Am, jadi ia menjadi IT bertahan”. Walau bagaimanapun, hubungan sebab-akibat adalah sebaliknya. Pengurusan mentakrifkan IT sebagai alat pengurusan, kerana ia alat pengurusan maka ia diletakkan di jabatan pengurusan (Hal Ehwal Am), dan definisi itu tidak dikemas kini. Akibatnya, 情シ斯 terperangkap dalam peranan bertahan. Dengan kata lain, asal-usul Hal Ehwal Am adalah akibat, bukan punca, dan punca asas sentiasa terletak pada “definisi IT oleh pengurusan”.
Apa yang Sebenarnya Ditanyakan oleh Soalan Ini
Soalan “Mengapa 情シ斯 berasal dari Hal Ehwal Am?” bukan untuk menerangkan masa lalu 情シス. Pada dasarnya, ia menimbulkan soalan-soalan berikut:
- Apakah yang dianggap oleh pengurusan sebagai IT?
- Bilakah definisi itu sepatutnya dikemas kini?
- Adakah definisi itu masih berkesan sehingga kini?
Banyak syarikat yang gagal dalam DX (Transformasi Digital) atau reformasi 情シ斯 tidak mengambil semula definisi ini sebelum menangani masalah organisasi atau manusia.
Kesimpulan
Masalahnya bukanlah fakta bahawa 情シ斯 berasal dari Hal Ehwal Am. Masalahnya ialah, walaupun peranan IT telah berubah, pengurusan tidak mentakrifkan semula maksudnya. Perbincangan tentang bagaimana untuk meletakkan semula 情シ斯 harus ditangani bukan sebagai teori organisasi atau teori sumber manusia, tetapi sebagai isu keputusan tentang bagaimana pengurusan mentakrifkan semula IT. Selagi soalan ini tidak dihadapi, peranan 情シ斯 tidak akan berubah secara mendasar walaupun namanya atau penempatannya diubah.
コメント