Peranan AI yang Perlu Ditakrifkan oleh Pengurusan: Melangkaui “Dari DX ke AX”

Gelombang AI Tidak Hanya Berakhir pada “Pemudahan Kerja”

“Dari DX ke AX”. Frasa ini diketengahkan dalam persidangan IT pendidikan anjuran Microsoft. Dakwaannya ialah selepas Transformasi Digital (DX), akan datangnya Transformasi AI (AX). Pada masa yang sama, pasaran menyaksikan kemunculan pelbagai penyelesaian baharu yang memanfaatkan AI dan awan, seperti “SaaS automasi kerja dengan fungsi AI canggih” dan “Sistem pesanan B2B yang boleh disesuaikan”.

Pada pandangan pertama, ini nampaknya berita baik untuk pengurus dan jabatan sistem maklumat. Jika AI boleh mengautomasikan kerja dan SaaS boleh disesuaikan dengan fleksibel, isu lama kecekapan dan digitalisasi seolah-olah boleh maju sekaligus. Namun, di sinilah tersembunyi bahaya yang kami tekankan berulang kali – “bahaya pengurusan tidak mentakrifkan IT” – dalam bentuk baharu. Di hadapan alat yang berkuasa seperti AI, adakah pengurusan sekali lagi hanyut dengan “kaedah” dan hampir kehilangan “tujuan”?

Dua Berita Menunjukkan Kedudukan Semasa AI dan SaaS

Pertama, mari kita susun berita yang menjadi bahan. Satu ialah “KG Sekai Cart” yang mula ditawarkan oleh syarikat perdagangan am Kanematsu. Ini adalah sistem pesanan web B2B yang ditawarkan sebagai SaaS, sambil membenarkan penyesuaian mengikut aliran kerja syarikat sendiri. Satu lagi ialah “OmniSquare” yang diumumkan dalam versi beta oleh WhiteBox Co., Ltd. Ini adalah SaaS yang dilengkapi AI dan mendakwa boleh mengautomasikan proses kerja yang kompleks.

Jika membaca berita ini secara dangkal, terbit naratif “dengan AI dan kebolehsesuaian, kecekapan kerja yang fleksibel dan berkuasa yang belum pernah ada akan dicapai”. Memang benar, berbanding perisian pakej tradisional atau sistem bergantung pada vendor pembangunan, ketangkasan SaaS dan autonomi AI adalah menarik. Namun, dari perspektif pengurusan yang mendalam, pemandangan yang terlihat adalah berbeza. Ia adalah kambuhnya masalah struktur yang wujud sejak dulu: “peningkatan tahap kaedah sebenarnya menyembunyikan kekaburan tujuan”.

SaaS Boleh Disesuaikan Melahirkan “Silo” Baharu

Ciri “boleh disesuaikan” yang ditekankan oleh “KG Sekai Cart” memerlukan perhatian khusus. Memang benar, sistem yang sesuai dengan kerja syarikat sendiri adalah ideal. Namun, apa yang harus ditanya oleh pengurusan di sini ialah soalan asas: “mengapa aliran kerja itu wujud?”. Menyesuaikan dan memeteraikan proses kerja seperti “tabiat” yang lahir daripada peraturan tidak cekap atau koordinasi antara jabatan yang tidak mencukupi dengan SaaS adalah jauh daripada intipati DX.

Ini berpotensi memburukkan keadaan yang kami panggil “perpecahan fungsi tujuan”. Jabatan jualan menyesuaikan alat untuk tujuan “memudahkan pesanan”, jabatan pembelian untuk “mengurangkan kesilapan pesanan” – masing-masing dengan tujuan “optimum separa”. Akibatnya, aliran data atau struktur pembuatan keputusan untuk keseluruhan syarikat tidak dipertimbangkan, berisiko melahirkan silo (sistem berpecah) digital baharu. Justeru kerana SaaS mudah dilaksanakan, setiap jabatan boleh melaksanakannya secara berasingan tanpa perspektif integrasi pengurusan, berpotensi mempercepat fenomena “SaaS spaghetti” yang merumitkan peta IT syarikat.

Perangkap Automasi Kerja AI: Pembuatan Keputusan Menjadi Kotak Hitam

Sementara itu, alat automasi kerja AI yang diwakili oleh “OmniSquare” membawa isu dimensi berbeza. AI membuat keputusan kompleks secara autonomi, menjanjikan peningkatan kecekapan dramatik. Namun, saya ingin bertanya kepada pengurus: bolehkah anda menerangkan “atas kriteria apa dan mengapa AI membuat keputusan itu”?

Contohnya, jika AI menentukan masa dan kuantiti pesanan pembelian. Ia akan mempertimbangkan banyak faktor seperti data inventori, ramalan jualan, kebolehpercayaan pembekal. Tetapi bagaimana jika logik keputusan itu menjadi kotak hitam? Jika AI mengekang pesanan semasa perubahan permintaan mendadak, menyebabkan kehilangan peluang, manusia akan sangat sukar untuk mengesahkan dan belajar daripada sebabnya. Ini bercanggah langsung dengan “kebolehulangan keputusan” yang kami tekankan sebagai “IT Pengurusan”. Walaupun kecekapan meningkat, proses keputusan pengurusan diserahkan kepada AI dan menjadi tidak kelihatan. Ini bukan sahaja tidak mentakrifkan semula IT sebagai “peranti pembuatan keputusan”, malah merupakan langkah berbahaya yang mengalih keluar dan menyembunyikan pembuatan keputusan itu sendiri.

Intipati “AX” Bukan Pengenalan AI, Tetapi Reka Bentuk Semula Pembuatan Keputusan

Jadi, bagaimana untuk mentakrifkan peralihan “dari DX ke AX” dengan betul sebagai sumber pengurusan? Kuncinya ialah berhenti menganggap AI sebagai sekadar “alat pemudah kerja”. Teras AX (Transformasi AI) sepatutnya terletak pada “mereka bentuk seni bina (struktur) pembuatan keputusan dan kerja baharu yang memanfaatkan ciri-ciri AI”.

Apabila mempertimbangkan alat AI baharu atau SaaS yang boleh disesuaikan, pengurus perlu bertanya kepada diri sendiri tiga perkara berikut.

Soalan Pertama: Pelaksanaan Ini Menguatkan “IT” yang Mana?

Sila rujuk tiga klasifikasi IT yang dicadangkan oleh media ini (IT Perniagaan, IT Pengurusan, IT Pengurusan).

• Jika untuk menguatkan IT Perniagaan (Pertumbuhan & Kelajuan), tujuannya mungkin mempercepatkan respons pelanggan melalui AI atau meluaskan saluran jualan melalui SaaS. Dalam kes itu, pulangan atas pelaburan (ROI) harus boleh diukur melalui peningkatan jualan atau penurunan kos pemerolehan pelanggan.
• Jika untuk menguatkan IT Pengurusan (Pembuatan Keputusan & Kebolehulangan), tujuannya adalah meningkatkan kualiti keputusan pengurusan melalui analisis data AI, atau memvisualisasikan dan menyepadukan aliran data seluruh syarikat dengan SaaS yang boleh disesuaikan. ROI dinilai melalui peningkatan kelajuan pembuatan keputusan atau pengurangan risiko.
• Jika untuk menguatkan IT Pengurusan (Kestabilan & Kos), fokusnya adalah automasi kerja perakaunan melalui AI atau pengurusan kos perolehan melalui SaaS. ROI jelas kelihatan melalui pengurangan usaha kerja atau jumlah penjimatan kos.

Masalahnya, jika bergerak tanpa perbezaan ini dengan “cuma tingkatkan kecekapan dengan AI”, tujuan akan bercampur dan kesan pelaburan tidak boleh diukur. Melaksanakan alat IT Perniagaan dan IT Pengurusan sahaja tanpa perspektif IT Pengurusan akan menyebabkan data berselerak dan gambaran keseluruhan syarikat menjadi lebih tidak kelihatan.

Soalan Kedua: Di Mana Garis Pembezaan Antara Keputusan yang Diserahkan kepada AI/Alat dan yang Perlu Dikekalkan oleh Manusia?

Ini adalah keputusan yang melibatkan teras pengurusan. Apabila melaksanakan automasi kerja AI, sila buat “pelan reka bentuk peraturan keputusan”. Di bawah keadaan apa AI membuat keputusan autonomi, dan untuk pengecualian atau kes melebihi jumlah tertentu memerlukan kelulusan manusia? Garis pembezaan inilah yang mencerminkan kehendak pengurusan. Mod “serahkan semua” yang hanyut dengan fungsi alat adalah corak paling perlu dielakkan. Ia sama seperti meninggalkan pengurusan.

Soalan Ketiga: Adakah Alat Ini Memperbaiki atau Memburukkan “Perpecahan IT” Sedia Ada?

Sebelum melaksanakan SaaS baharu, sila semak peta IT syarikat (alat mana digunakan oleh jabatan mana). Adakah alat baharu berfungsi ke arah menggalakkan perkongsian data antara jabatan dan menyatukan “fungsi tujuan” yang terpisah sebelum ini? Atau ia tidak boleh disepadukan dengan alat sedia ada, hanya berakhir sebagai alat mudah untuk jabatan tertentu, dan memperdalam perpecahan? Kebolehsesuaian harus digunakan ke arah menyasarkan penyatuan seluruh syarikat.

Langkah Pertama Konkrit yang Perlu Diambil oleh Pengurus pada Era AX

Teori sahaja tidak memajukan kita. Jadi, apa yang perlu dimulakan secara konkrit?

Pertama, saya cadangkan mencipta “Rangka Kerja Penilaian AI/SaaS” sebagai senarai semak mudah. Semasa semakan pelaksanaan alat baharu, bincangkan perkara berikut dengan jabatan berkaitan.

1. Penjelasan Tujuan: Yang mana antara tiga klasifikasi diperkuatkan oleh alat ini? Bagaimana kaedah pengukuran ROI yang diharapkan?
2. Kebolehintegrasian: Bagaimana data akan dikongsi dengan sistem teras sedia ada atau SaaS lain? Adakah API disediakan?
3. Ketelusan Peraturan Keputusan (untuk alat AI): Sejauh mana kriteria keputusan AI boleh diterangkan? Apakah proses penggantian manusia?
4. Skop Penyesuaian: Adakah penyesuaian untuk memeteraikan peraturan tempatan jabatan, atau untuk pengoptimuman aliran kerja seluruh syarikat?

Seterusnya, lancarkan projek kecil “Penyatuan IT Pengurusan”. Sasarkan untuk mencipta “sumber kebenaran tunggal” yang berguna untuk keputusan pengurusan dengan pengumpulan data seluruh syarikat. Sebagai langkah pertama, jika mempertimbangkan sistem pesanan B2B yang boleh disesuaikan seperti dalam berita ini, letakkannya bukan sebagai alat pesanan biasa, tetapi sebagai “platform visualisasi keseluruhan rantaian bekalan dan ramalan permintaan-penawaran”. Untuk itu, jualan, pembelian, pengeluaran dan perancangan pengurusan perlu menghadapi pelaksanaan dengan tujuan bersama.

Kesimpulan: AX Bukan Naik Taraf Alat, Tetapi Naik Taraf Pengurusan

Frasa “dari DX ke AX” mewakili evolusi teknologi. Namun, intipati AX bagi pengurus bukanlah memiliki alat terkini iaitu AI. Ia terletak pada mentakrifkan semula dan menyatukan IT (sistem maklumat dan pembuatan keputusan) yang pengurusan lalai mentakrifkan dan memecahbelahkan sebelum ini, dalam bentuk yang sesuai untuk era AI.

SaaS yang boleh disesuaikan sepatutnya bukan alat memenuhi kerenah jabatan, tetapi “bahan binaan fleksibel” untuk membina aliran kerja optimum seluruh syarikat. Automasi kerja AI sepatutnya bukan kotak hitam menggantikan keputusan manusia, tetapi “alat pengembangan pemikiran” yang memperhalusi kriteria keputusan pengurusan dan meningkatkan kebolehulangan.

Sebelum terpengaruh dengan berita alat baharu, berhenti sejenak. Adakah ia menjadi cahaya menyelesaikan isu lama dan mendalam syarikat iaitu “perpecahan IT”? Atau ia hanya menampal masalah lama dengan alat baharu, dan membesarkan beban masa depan? Penilaian itulah keputusan pertama, dan paling penting, bagi pengurus yang ingin menang pada era AI.