Perspektif Merangka Organisasi, Perniagaan dan IT Secara Serentak

Pengenalan

Di banyak syarikat, pembahagian kerja di mana “perniagaan diuruskan oleh unit perniagaan, organisasi oleh HR, dan IT oleh jabatan sistem maklumat” menjadi andaian tersirat. Pembahagian yang kelihatan rasional ini pasti akan mencapai hadnya apabila syarikat berkembang. Artikel ini menyusun secara struktur mengapa organisasi, perniagaan dan IT tidak boleh dirangka secara berasingan, dan sebab pengurusan mesti mereka bentuk ketiga-tiganya secara serentak.

Reka Bentuk Berasingan Mengandaikan ‘Syarikat yang Statik’

Pemikiran untuk merangka perniagaan, organisasi dan IT secara berasingan berfungsi dengan andaian bahawa model perniagaan stabil, struktur organisasi tidak berubah untuk jangka masa panjang, dan IT kekal sebagai peranan sokongan. Namun realitinya, pasaran berubah, perniagaan berkembang, organisasi bertukar, dan IT telah menembusi teras perniagaan. Jika reka bentuk berasingan diteruskan dalam keadaan ini, situasi di mana punca kegagalan tidak dapat dikenal pasti akan timbul.

Perniagaan Direalisasikan oleh Organisasi dan IT

Rancangan perniagaan mungkin kelihatan lengkap dalam persembahan slaid. Tetapi perniagaan sebenar hanya wujud melalui “siapa membuat keputusan, dengan maklumat apa, dan pada kelajuan bagaimana”. Semua ini adalah elemen yang bergantung pada struktur organisasi, reka bentuk kuasa, dan konfigurasi IT. Maksudnya, perniagaan hanya boleh wujud dengan andaian organisasi dan IT, dan bukan sesuatu yang boleh ditambah kemudian.

Reka Bentuk Organisasi dan IT Menyelesaikan Soalan yang Sama dalam Bahasa Berbeza

Soalan yang cuba dijawab oleh reka bentuk organisasi ialah “siapa yang membuat keputusan”, “sejauh mana kuasa didelegasikan”, dan “di mana ia dihentikan”. Sebaliknya, soalan yang cuba dijawab oleh reka bentuk IT juga pada dasarnya sama: “maklumat apa yang ditunjukkan”, “sejauh mana automasi dilaksanakan”, dan “di mana pengecualian dibenarkan”. Maksudnya, reka bentuk organisasi dan IT hanyalah menyatakan struktur membuat keputusan yang sama dalam bahasa yang berbeza. Jika kedua-duanya dirangka secara berasingan, percanggahan adalah tidak dapat dielakkan.

Jika Tidak Dirangka Serentak, ‘Kos Penyelarasan’ Akan Meletup

Keadaan berikut sering berlaku di syarikat yang menggunakan reka bentuk berasingan:

• Kelajuan yang diperlukan oleh perniagaan tidak sepadan dengan respons IT.
• Pengubahsuaian sistem berskala besar berlaku setiap kali organisasi berubah.
• Operasi tidak dapat berjalan tanpa campur tangan manusia yang berterusan.

Ini bukan kebetulan, tetapi kerana perkara yang sepatutnya diputuskan serentak dipaksa diselaraskan kemudian. Akibatnya, peranan penyelaras menjadi letih, personalisasi meningkat, dan pengoptimuman keseluruhan hilang.

Reka Bentuk Serentak Bukan Bererti ‘Penyatuan’

Perkara yang tidak boleh disalah faham ialah reka bentuk serentak tidak bermaksud “satukan organisasi dan IT” atau “pusatkan segala-galanya”. Reka bentuk serentak bermaksud “memberi jawapan kepada soalan yang sama, berdasarkan andaian yang sama”.

• Keputusan mana yang dipusatkan
• Keputusan mana yang didelegasikan ke lapangan
• Bagaimana sempadan ini ditetapkan

Adalah penting untuk memutuskan perkara ini secara serentak dalam reka bentuk organisasi dan IT.

Terdapat Reka Bentuk yang Hanya Boleh Dilakukan oleh Pengurusan

Untuk merangka organisasi, perniagaan dan IT secara serentak, perlu merentasi jabatan, membandingkan jangka pendek dan jangka sederhana-panjang, dan kadangkala membuat keputusan untuk melepaskan sesuatu. Ini adalah peranan yang hanya boleh dipikul oleh pengurusan. Pada saat ia didelegasikan kepada jabatan sistem maklumat, HR atau unit perniagaan, reka bentuk akan terurai menjadi pengoptimuman separa.

Penutup

Perspektif merangka organisasi, perniagaan dan IT secara serentak tidak lain adalah kesediaan pengurusan untuk mereka bentuk struktur membuat keputusan itu sendiri. IT bukan alat tambahan, tetapi entiti yang menetapkan struktur kuasa organisasi dan menentukan had skala perniagaan. Apabila berdiri di atas andaian ini, peranan jabatan sistem maklumat, bentuk organisasi, dan makna pelaburan IT semua akan ditentukan secara semula jadi. Syarikat yang melepaskan reka bentuk serentak akan menjadi organisasi yang sentiasa sibuk dengan penyelarasan. Tanggungjawab untuk mengelakkannya sentiasa terletak pada pengurusan.