Perkara yang Diperlukan Sebelum Penyepaduan Data

Pengenalan

Dalam strategi IT dan DX (Transformasi Digital), pendekatan “mari mulakan dengan penyepaduan data” adalah perkara biasa. Kesedaran tentang masalah data yang terpisah dan angka yang tidak sepadan di seluruh syarikat mendorong pembinaan platform bersepadu. Namun, kegagalan yang dialami oleh banyak syarikat adalah apabila pengumpulan data itu sendiri menjadi matlamat, dan mereka beranggapan ia secara langsung akan meningkatkan kualiti keputusan pengurusan. Artikel ini menyusun secara struktur sebab mengapa penyepaduan data sahaja tidak bermakna, dan tentang “soalan” serta “penyeragaman makna” yang mesti direka bentuk oleh pengurusan sebelum itu.

Sebab Data Tidak Digunakan Bukan Kerana “Kuantiti”

Di dalam syarikat sudah wujud data yang sangat banyak seperti jualan, pelanggan, log tindakan, inventori, dan sumber manusia. Walaupun begitu, dalam kebanyakan kes, data ini tidak digunakan sepenuhnya untuk keputusan pengurusan. Sebab asasnya bukan kerana “kuantiti” data, tetapi kerana tujuan “data untuk membuat keputusan apa” tidak ditakrifkan. Dengan kata lain, bukan data itu sendiri yang terpisah, tetapi “makna” data yang terpisah.

Yang Diperlukan Sebelum Penyepaduan Data adalah “Reka Bentuk Soalan”

Data hanya bermakna apabila terdapat “soalan” yang jelas. “Apa yang syarikat ini mahu tentukan?”, “Keputusan mana yang mahu dipercepatkan?”, “Keputusan mana yang mahu diulangi?” — Walaupun membina DWH (Data Warehouse) dan memperkenalkan alat BI serta menyusun papan pemuka dalam keadaan ini masih kabur, keputusan tidak akan berubah. Penyepaduan data tanpa soalan hanya akan menghasilkan kekeliruan yang divisualisasikan.

Yang Perlu Direka Bentuk oleh Pengurusan adalah “Penyeragaman Makna”

Sebelum penyepaduan data, terdapat satu tugas teras yang perlu dilakukan oleh pengurusan. Iaitu, mentakrifkan “apa nombor yang betul untuk syarikat ini”. Sebagai contoh, apa yang dimaksudkan dengan “jualan”, siapa “pelanggan”, dan apakah keadaan “kejayaan”. Jika ini berbeza mengikut jabatan, walaupun data yang sama dikumpulkan dan nombor yang sama dilihat, keputusan yang sama tidak akan tercapai. Penyepaduan data yang sebenar bukanlah tugas teknikal, tetapi “penyatuan makna”.

Penunjuk Bukan Hanya untuk “Mengukur”

Tidak sedikit syarikat yang mempunyai terlalu banyak KPI (Penunjuk Prestasi Utama) dan KGI (Penunjuk Pencapaian Matlamat Utama). Namun, yang penting adalah penunjuk wujud bukan hanya untuk “mengukur” keadaan semasa, tetapi untuk “menyeragamkan keputusan”. Penunjuk yang tidak ditakrifkan “sama makna bagi sesiapa yang melihatnya” atau “bagaimana bertindak setelah melihat nombor itu” akan menjadi nombor untuk pengurusan semata-mata, nombor untuk penjelasan. Yang diperlukan sebelum penyepaduan data adalah reka bentuk penunjuk praktikal yang berkaitan langsung dengan pembuatan keputusan.

Data Tidak Dapat Dipisahkan daripada “Reka Bentuk Organisasi”

Data mana yang dilihat oleh siapa tidak dapat dipisahkan daripada reka bentuk organisasi. Nombor yang perlu dilihat oleh kakitangan barisan hadapan, nombor yang perlu dilihat oleh pengurus, nombor yang perlu dilihat oleh pengurusan — jika data disepadukan tanpa mereka bentuk hierarki dan peranan ini, situasi di mana semua orang melihat papan pemuka yang sama dan “tiada siapa yang membuat keputusan” akan berlaku. Penyepaduan data bukan sekadar pengumpulan maklumat, tetapi sepatutnya menjadi pemetaan (refleksi) struktur organisasi dan pembuatan keputusan.

Penutup

Apa yang diperlukan sebelum penyepaduan data bukanlah teknologi atau alat seperti SaaS. Ia adalah keputusan pengurusan tentang “syarikat yang membuat keputusan apa”. Secara khusus, ia adalah memperjelaskan “keputusan mana yang perlu dipercepatkan”, “keputusan mana yang perlu diselaraskan di seluruh syarikat”, dan “keputusan mana yang perlu diserahkan kepada pengalaman manusia”. Tanpa menentukan ini, walaupun data dikumpulkan, papan pemuka akan bertambah, bahan mesyuarat akan menjadi lebih tebal, dan pembuatan keputusan akan menjadi lebih lambat. Data hanyalah bahan untuk mengulangi dan mempercepatkan keputusan pengurusan. Sebelum mengumpulkan bahan, tanggungjawab untuk menentukan apa yang ingin dibina sentiasa terletak pada pihak pengurusan.