Apakah IT yang Perlu Direka Bentuk oleh Pengurusan?

Pengenalan

Sehingga kini, media ini telah menyusun persoalan mengapa jabatan sistem maklumat terperangkap dalam mod bertahan, mengapa IT tidak menjadi senjata pengurusan, dan mengapa reformasi terus gagal, sebagai isu keputusan dan struktur pengurusan. Kertas ini terletak pada titik perubahan tersebut. Ini bukanlah mengenai “peranan yang perlu dipikul oleh jabatan sistem maklumat” atau “teori reformasi jabatan IT”, tetapi merupakan percubaan untuk menjelaskan dengan kata-kata tanggungjawab reka bentuk yang sepatutnya dipikul oleh pengurusan itu sendiri.

IT yang Perlu Direka Bentuk oleh Pengurusan Bukanlah “Alat”

Pertama, kita perlu bermula dengan penafian. IT yang perlu direka bentuk oleh pengurusan bukanlah pemilihan alat individu seperti sistem mana yang akan dimasukkan, SaaS mana yang akan dipilih, atau sama ada untuk membina dalaman atau mengoutsource. Semua itu hanyalah kaedah yang muncul sebagai hasil reka bentuk. Apa yang sepatutnya direka bentuk oleh pengurusan adalah soalan asas: “Apa yang ingin direproduksi melalui IT?”.

Apa yang Perlu Direka Bentuk oleh Pengurusan adalah “Struktur Membuat Keputusan”

Nilai asas IT bukanlah sekadar peningkatan kecekapan operasi. Nilainya terletak pada mempercepatkan keputusan, menyelaraskan keputusan, dan menjadikan keputusan boleh direproduksi. Dengan kata lain, IT yang perlu direka bentuk oleh pengurusan adalah alat yang menetapkan struktur “bagaimana syarikat ini membuat keputusan”. Maklumat mana yang dilihat, siapa yang membuat keputusan, sejauh mana perkara dirasionalkan, dan di mana kebebasan diberikan. Jika IT diperkenalkan tanpa menentukan perkara ini, hasilnya hanyalah alat bertambah, keputusan menjadi personal, dan gambaran keseluruhan hilang.

Tanggungjawab Merangka “Perniagaan, Organisasi, IT” Secara Serentak

Inilah sebabnya syarikat asing dan syarikat yang berkembang pesat kelihatan luar biasa. Mereka merangka model perniagaan, struktur organisasi, dan konfigurasi IT secara serentak, tidak berasingan. Sebaliknya, dalam kebanyakan syarikat Jepun, perniagaan, organisasi, dan IT telah lama dipisahkan kepada jabatan perniagaan, jabatan sumber manusia, dan jabatan sistem maklumat. Namun sebenarnya, perniagaan, organisasi, dan IT adalah tiga serangkai yang tidak boleh direka bentuk secara berasingan. IT yang perlu direka bentuk oleh pengurusan adalah reka bentuk menyeluruh yang merangkumi operasi mana yang ditinggalkan kepada manusia, di mana ia ditanam dalam struktur, dan di mana keputusan dihentikan.

“Keputusan untuk Meninggalkan” yang Perlu Dipikul oleh Pengurusan

Sebab utama IT menjadi kompleks dan pengoptimuman keseluruhan hilang adalah kerana tiada siapa yang mengambil alih “keputusan untuk meninggalkan”.

• Sama ada untuk mengekalkan atau meninggalkan sistem sedia ada
• Sama ada untuk menghentikan atau membenarkan pengoptimuman jabatan
• Sama ada untuk mengambil hasil jangka pendek atau mengelakkan liabiliti masa depan

Semua ini adalah keputusan yang hanya boleh dibuat oleh pengurusan. Apabila ini didelegasikan kepada jabatan sistem maklumat, tanggungjawab dan kuasa terpisah, dan pengoptimuman keseluruhan tidak tercapai. IT yang perlu direka bentuk oleh pengurusan adalah struktur itu sendiri yang mampu menentukan “apa yang tidak akan dilakukan”.

IT adalah “Alat Reproduksi Falsafah Pengurusan”

Akhirnya, kita sampai kepada soalan ini. “Apakah jenis keputusan yang dianggap baik oleh syarikat ini?”. Adakah keutamaan diberikan kepada kelajuan, kebolehreproduksian, atau kestabilan? Ini adalah falsafah pengurusan yang sepatutnya dijelaskan dengan kata-kata dan dikongsi bersama. IT hanyalah alat untuk menurunkan falsafah itu ke dalam proses, menukarnya kepada peraturan, dan menanamkannya dalam struktur data. Dengan kata lain, IT yang perlu direka bentuk oleh pengurusan adalah struktur untuk mereproduksi falsafah pengurusan.

Penutup

Selagi soalan “Apakah IT yang perlu direka bentuk oleh pengurusan?” cuba dijawab hanya dengan teknologi terkini, langkah-langkah transformasi digital, atau teori organisasi, perbincangan tidak akan seiring. Apa yang perlu dijawab adalah soalan yang lebih asas. “Kami ingin menjadi syarikat yang membuat keputusan seperti apa?”. Pengurusan menjawab soalan ini dan merangka kandungannya sebagai struktur. Hanya setelah itu dapat dilakukan, peranan jabatan sistem maklumat, maksud pelaburan IT, dan kriteria pemilihan alat akan ditentukan secara semula jadi. Merangka IT tidak lain adalah merangka pengurusan itu sendiri.