Permohonan untuk “Subsidi Digitalisasi dan Pengenalan AI” Kementerian Perusahaan Kecil dan Sederhana telah dibuka. Menurut laporan ITmedia Business Online, antara perubahan dari skim sebelumnya termasuk penubuhan peruntukan khusus untuk penggunaan AI dan semakan kadar subsidi serta had maksimum. Berita ini pastinya menarik perhatian ramai pengurus dan pihak yang bertanggungjawab memacu transformasi digital (DX), serta meningkatkan semangat untuk memohon.
Namun, berhenti sejenak dan fikirkan. Subsidi ini hanyalah bantuan untuk “kaedah”. Apa yang sepatutnya ditanya ialah sama ada pengurus sendiri dapat mentakrifkan “tujuan” iaitu “AI diperkenalkan untuk apa?”. Angin subsidi ini berisiko mempercepatkan pelaburan IT tanpa tujuan, malah boleh mengumpulkan “hutang digitalisasi”.
Artikel ini akan menerangkan, berikutan berita subsidi terkini ini, perangkap “kekurangan fungsi objektif” yang mesti dielakkan oleh pengurus semasa memperkenalkan AI, dan apa yang perlu ditakrifkan secara khusus.
Kekurangan Persoalan Asas yang Disembunyikan oleh Subsidi
Skim subsidi baharu ini sememangnya menarik. Wujudnya peruntukan khusus untuk AI memudahkan lebih banyak syarikat mencuba. Ini sememangnya angin baik. Namun, dari perspektif pengurusan×IT, terdapat perangkap besar di sini. Iaitu, mudah terhasilnya corak pemikiran di mana “kaedah menjadi tujuan” kerana “ada subsidi maka diperkenalkan”.
Melalui sokongan kepada lebih 38 pelanggan, kami telah menyaksikan pemandangan di mana alat atau sistem diperkenalkan atas alasan “ada bajet” atau “sedang tren”, mengakibatkan “aset tidak digunakan” berselerak dalam syarikat. Kos langganan SaaS terkumpul, tiada siapa yang memahami gambaran keseluruhan. Ini adalah hasil tipikal di mana pengurusan tidak mentakrifkan “tujuan” IT, dan hanya berakhir dengan pemilihan “kaedah” dan pelaksanaan bajet.
AI adalah lebih berkuasa daripada mana-mana alat IT sebelum ini. Oleh itu, “kemudaratan” jika diperkenalkan tanpa tujuan juga boleh menjadi lebih besar. Pengautomasian aliran kerja tanpa perancangan hanya akan menghasilkan semula keputusan yang salah dengan pantas. Jika AI untuk analisis pengurusan mencadangkan pengoptimuman berdasarkan metrik berbeza setiap jabatan, vektor keseluruhan syarikat akan semakin terpecah.
Sebelum menyediakan dokumen permohonan subsidi, soalan yang perlu ditanya oleh pengurus sendiri ialah satu perkara: “Apakah ‘fungsi objektif’ untuk pengenalan AI syarikat kami?”
Mentakrifkan “Fungsi Objektif”: 3 Lapisan Pengurusan
“Fungsi objektif” ialah sasaran yang dinyatakan dalam bentuk formula matematik untuk mengarahkan AI atau sistem IT “apa yang perlu dimaksimumkan, apa yang perlu diminimumkan”. Dalam bahasa pengurusan, ia adalah memasukkan “takrifan kejayaan bagi syarikat kami” ke dalam bentuk yang boleh difahami oleh IT. Jika ini kabur, AI mungkin berfungsi, tetapi tidak berguna untuk pengurusan.
Pengurus perlu memikirkan dan menyatakan fungsi objektif dalam tiga lapisan berikut.
Lapisan Pertama: “Kelajuan” dan “Kualiti” Pertumbuhan Perniagaan
Jika AI digunakan untuk meningkatkan jualan atau pembukaan pelanggan, apakah tujuannya? “Memaksimumkan bilangan pertanyaan”? Atau “Mengoptimumkan pencarian prospek dengan kadar penutupan tinggi”? Atau “Perkhidmatan pelanggan dengan mempertimbangkan Nilai Sepanjang Hayat Pelanggan (LTV)”?
Sebagai contoh, apabila memperkenalkan fungsi AI ke dalam alat Pengautomasian Pemasaran (seperti HubSpot), pengautomasian “sekadar menghantar banyak e-mel” berbanding pengautomasian “mempelajari masa dan ayat yang mudah dibuka berdasarkan data kadar tindak balas lepas, untuk memaksimumkan penglibatan” akan membawa hasil yang sama sekali berbeza kepada perniagaan. Yang kedua memerlukan takrifan fungsi objektif iaitu “penglibatan”.
Pengurus bertanggungjawab untuk memperincikan bukan sekadar “mahu meningkatkan jualan dengan AI”, tetapi hingga ke tahap “mahu AI [mempelajari ciri produk bernilai tinggi syarikat kami] dan memaksimumkan ketepatan mencari [prospek dengan profil serupa dalam data pelanggan sedia ada]”.
Lapisan Kedua: “Kebolehulangan” dan “Kelajuan” Keputusan Pengurusan
Ini adalah bidang yang sering diabaikan oleh ramai pengurus, tetapi sangat penting. AI berpotensi membawa kebolehulangan dan kelajuan kepada keputusan pengurusan yang sebelum ini bergantung pada pengalaman atau gerak hati.
Sebagai contoh, pendigitalan data invois atau resit (seperti Money Forward Cloud Perbelanjaan) bukan sekadar peningkatan kecekapan operasi. Dengan menggabungkan AI di sini, melebihi pengelasan automatik jenis perbelanjaan atau pengesanan penipuan, mungkin boleh ditakrifkan sebagai tujuan “menganalisis secara automatik perubahan masa dalam struktur kos setiap projek, dan memberi amaran awal tentang tanda-tanda kemerosotan profitabilitas”.
Fungsi objektifnya adalah “memaksimumkan ‘ketepatan ramalan’ bagi perbezaan anggaran-sebenar projek”. Ini mengubah keputusan pengurusan dari perasaan “perbelanjaan bulan ini banyak” kepada berdasarkan data yang boleh diulang: “Projek A mempunyai risiko 85% untuk profitabilitas menurun 10% dalam 3 bulan berdasarkan corak projek serupa lepas”.
Lapisan Ketiga: Pembebasan dari “Kestabilan” Pelaksanaan Tugas
Penilaian banyak jabatan sistem maklumat sering terikat dengan “operasi sistem yang stabil (sifar gangguan)”. Ini penting, tetapi jika hanya ini menjadi tujuan, ia menjadi faktor yang menghalang perubahan atau pengambilan risiko. Menetapkan tujuan pengautomasian tugas oleh AI (anggap sebagai versi generasi seterusnya RPA) hanya kepada “mengurangkan kesilapan manusia hampir sifar” adalah terlalu rugi.
Sebagai contoh, apabila memperkenalkan AI chatbot untuk tugas bantuan dalaman (help desk), tujuannya boleh ditakrifkan sebagai “mengurangkan 100% kos kerja tindak balas peringkat pertama, dan mengalihkan sumber kakitangan sistem maklumat ke langkah keselamatan strategik yang lebih baik, atau projek pemilihan SaaS baharu melalui kerjasama dengan jabatan perniagaan”.
Fungsi objektifnya bukan “meminimumkan masa tindak balas”, tetapi “memaksimumkan peratusan pengagihan semula sumber manusia dari tugas rutin ke tugas strategik”. Ini meletakkan asas untuk transformasi jabatan IT dari pusat kos kepada jabatan penciptaan nilai yang menyokong keputusan pengurusan.
Senarai Semak Praktikal Sebelum Memohon: Memperincikan Fungsi Objektif
Sebelum mula mengisi dokumen permohonan subsidi, bincang dan dokumentasikan perkara berikut dalam pasukan pengurusan.
- Pengenalpastian Masalah yang Ingin Diselesaikan: Perincikan, bukan “tugas lambat”, tetapi “kerja manual pemprosesan invois yang dilakukan oleh 3 kakitangan perakaunan dengan kerja lebih masa selama 3 hari pada akhir setiap bulan”.
- Takrifan Kejayaan (KGI): Selepas pengenalan, bagaimana keadaan masalah itu untuk dianggap berjaya? Tetapkan penunjuk yang boleh diukur secara kuantitatif, seperti “mengurangkan 80% masa pemprosesan dan mengurangkan separuh sumber manusia”.
- Kriteria Keputusan yang Diharapkan dari AI (Fungsi Objektif): Untuk mencapai kejayaan di atas, “keputusan” apa yang diharapkan dari AI? Contohnya, “agihkan automatik item invois berdasarkan corak pengelasan lepas, dengan kadar salah klasifikasi di bawah 1%”.
- Pengesahan Data: Adakah wujud data lepas yang mencukupi dari segi kualiti dan kuantiti untuk melatih AI membuat keputusan itu?
- Takrifan Semula Peranan Manusia: Selepas AI mengendalikan bahagian itu, ke manakah sumber manusia yang dibebaskan akan dialihkan? Adakah nilai tugas baharu itu melebihi kos pengenalan AI?
Proses inilah di mana pengurus tidak “lari” dari IT (dalam hal ini AI), dan mentakrifkan tujuannya. Ruangan “Rancangan Perniagaan” atau “Anggaran Kesan” dalam borang permohonan subsidi sepatutnya diisi dengan output perbincangan ini.
Kesimpulan: Subsidi Adalah Bahan Bakar untuk Mempercepatkan “Tujuan yang Telah Ditakrifkan”
Subsidi Digitalisasi dan Pengenalan AI Kementerian Perusahaan Kecil dan Sederhana adalah sokongan kuat untuk syarikat Jepun meningkatkan daya saing dengan memanfaatkan teknologi. Namun, ia hanyalah “bahan bakar”. Menentukan “destinasi” ke mana hendak dituju dan “laluan” paling cekap adalah tanggungjawab pengurus sendiri.
Sebelum memasang enjin berkuasa iaitu AI, lukis pelan badan kereta (organisasi), dan masukkan destinasi yang tepat ke dalam sistem navigasi (fungsi objektif). Perkara biasa ini cenderung diabaikan dalam harapan berlebihan terhadap teknologi dan angin baik subsidi.
Jangan anggap perubahan skim kali ini hanya sebagai peluang perolehan IT, tetapi jadikan ia sebagai peluang untuk mentakrifkan semula “bagaimana menghadapi AI dari perspektif pengurusan”. Pengenalan tanpa takrifan, walaupun beban kewangan dikurangkan dengan subsidi, pasti akan kembali kepada syarikat dalam bentuk “hutang digitalisasi” pada masa hadapan.
Mengapa tidak mulakan perbincangan strategik dengan soalan “Apakah fungsi objektif pengenalan AI untuk syarikat kami?” di hadapan papan putih?
コメント