Pengerusi Kawasan Rukun Tetangga (RT) Tunjukkan Harga “Definisi IT” Pengurusan yang Tidak Jelas

Soalan untuk Pengurus daripada “DX Persatuan Kejiranan”

Pernahkah anda melihat berita tentang “digitalisasi papan edaran persatuan kejiranan”? Laporan aktiviti ahli majlis bandar Kagoshima memperkenalkan faedah dan kisah kejayaan pengenalan papan edaran digital.

Pada pandangan pertama, ia mungkin kelihatan seperti topik “penggunaan IT dalam komuniti setempat” yang jauh daripada pengurusan perniagaan. Namun, kes ini mengandungi “masalah asas penggunaan IT” yang dihadapi oleh banyak syarikat.

Mengapa organisasi seperti persatuan kejiranan berjaya memperkenalkan papan edaran digital? Dengan mengupas faktor kejayaannya dari perspektif “pengurusan × IT”, kita dapat melihat “mengapa banyak syarikat gagal dalam pengenalan IT”.

Sebab Mudah Kejayaan DX Persatuan Kejiranan

Kerana Tujuan Jelas

Tujuan pengenalan papan edaran digital sangat mudah: “mengurangkan kerja mengedarkan papan edaran”, “meningkatkan kelajuan penyampaian maklumat”, “menghapuskan pembaziran kertas”. Semua ini dikira secara terbalik daripada “keadaan ideal” organisasi persatuan kejiranan.

“Kejelasan tujuan” inilah faktor terbesar kejayaan. Kerana tujuan jelas, kriteria pemilihan alat yang perlu diperkenalkan juga jelas. Pengukuran kesan selepas pengenalan juga mudah.

Kerana Tidak Menyerah Bulat-bulat kepada “Orang yang Mahir IT”

Yang perlu diberi perhatian dalam kes ini ialah pengenalan papan edaran digital tidak diserahkan bulat-bulat kepada “orang muda yang mahir IT”. Keputusan pengenalan dibuat oleh mereka yang terlibat dalam pengurusan persatuan kejiranan.

Pemikiran “IT harus diserahkan kepada pakar” sering dilihat dalam banyak syarikat. Namun, pemikiran inilah salah satu faktor kegagalan pengenalan IT. Menentukan tujuan adalah peranan pengurusan, bukan peranan pakar IT.

Masalah Struktur “Pemisahan Tujuan IT” yang Menimpa Syarikat

Mengapa Pengenalan IT Syarikat Gagal

Dalam banyak syarikat, tujuan pengenalan IT berbeza mengikut jabatan. Pihak pengurusan mengharapkan “peningkatan jualan”, pekerja lapangan menuntut “kecekapan operasi”, dan jabatan IT mengutamakan “jaminan keselamatan”. Jika alat diperkenalkan dengan tujuan yang berbeza-beza ini, timbullah timbunan sistem yang tidak boleh diintegrasikan.

Ini adalah masalah yang saya panggil “pemisahan fungsi tujuan”. Dalam persatuan kejiranan, kerana ada tujuan tunggal “mengedarkan papan edaran”, pemisahan ini tidak berlaku.

Bahaya “Digitalisasi” Menjadi Tujuan

Jika pengenalan IT diteruskan hanya dengan slogan “mari digitalisasi sahaja”, pengenalan itu sendiri menjadi tujuan. Akibatnya, kita jatuh ke dalam situasi “sudah digitalisasi, tetapi tiada siapa yang menggunakannya” atau “sebaliknya kerja bertambah”.

Papan edaran digital persatuan kejiranan hanyalah alat untuk mencapai tujuan “mengedarkan papan edaran dengan cekap”. Kerana tujuan dan alat tidak terbalik, ia berjaya.

Apa yang Perlu Ditakrifkan oleh Pengurus sebagai “Tujuan IT”

Fikirkan dengan 3 Klasifikasi IT

Dalam rangka kerja saya, IT diklasifikasikan kepada tiga: “IT Perniagaan”, “IT Pengurusan”, dan “IT Pentadbiran”.

– **IT Perniagaan**: IT yang berkaitan langsung dengan pertumbuhan seperti peningkatan jualan, penciptaan perniagaan baharu
– **IT Pengurusan**: IT yang meningkatkan kualiti keputusan pengurusan dan menjamin kebolehulangan
– **IT Pentadbiran**: IT untuk operasi stabil dan pengurangan kos

Papan edaran digital persatuan kejiranan, dalam klasifikasi ini, termasuk dalam “IT Pentadbiran”. Namun, dalam banyak syarikat, tujuan “IT Pentadbiran” ini pun tidak ditakrifkan dengan jelas.

Harga Pengurusan yang Memandang Rendah “IT Pentadbiran”

“IT Pentadbiran” kelihatan membosankan dan sukar menarik perhatian pengurus. Namun, jika bidang ini dipandang rendah, ketidakcekapan operasi kronik dibiarkan, dan akhirnya kos meningkat.

Kes persatuan kejiranan menunjukkan bahawa walaupun “IT Pentadbiran”, jika tujuan ditakrifkan dengan jelas, organisasi kecil pun boleh memperkenalkannya dengan berkesan.

Proses Pengenalan Khusus dan Titik Keputusan Pengurusan

Langkah 1: Takrifkan “Keadaan Ideal”

Pertama, sebelum pengenalan IT, takrifkan “keadaan ideal”. Jelaskan “bagaimana anda mahu mengubah kerja mengedarkan papan edaran” dan “masalah siapa, masalah apa yang ingin diselesaikan”.

Jika langkah ini dilangkau dan terus ke pemilihan alat, pengenalan akan berjalan dengan tujuan yang tidak jelas, dan kebarangkalian kegagalan meningkat.

Langkah 2: Tentukan Kriteria Pemilihan Alat

Setelah “keadaan ideal” ditakrifkan, senaraikan fungsi yang diperlukan untuk merealisasikannya. Dalam kes persatuan kejiranan, kriteria seperti “boleh dilihat pada telefon pintar”, “boleh berintegrasi dengan senarai ahli sedia ada”, “kos operasi rendah” boleh dipertimbangkan.

Dengan pengurus menetapkan kriteria ini, jabatan IT dan pekerja lapangan boleh memilih alat tanpa ragu-ragu.

Langkah 3: Ukur Kesan Selepas Pengenalan

Selepas pengenalan, pastikan ukur kesan. Nilai secara kuantitatif “berapa banyak masa mengedarkan papan edaran berkurang” dan “berapa banyak kelajuan penyampaian maklumat meningkat”.

Dengan menggunakan hasil pengukuran ini sebagai bahan pertimbangan untuk pelaburan IT seterusnya, ROI pelaburan IT akan meningkat.

Kesimpulan: “Definisi IT” Itulah Tugas Pengurusan

Kes pengenalan papan edaran digital persatuan kejiranan menunjukkan faktor kejayaan pengenalan IT dengan mudah. Ia adalah proses yang sangat biasa: “menentukan tujuan dengan jelas, memilih alat yang sesuai dengan tujuan, dan mengukur kesan”.

Betapa banyak syarikat yang tidak dapat melakukan perkara “biasa” ini? Akibat pengurus lari daripada IT, tidak menentukan tujuan, dan menyerah bulat-bulat kepada pakar, IT menjadi “kos” dan bukan “sumber pengurusan”.

Pemikiran “IT adalah sesuatu yang harus diserahkan kepada pakar” sudah patut dibuang. IT adalah sumber pengurusan yang harus ditakrifkan dan direka sendiri oleh pengurus. Kes persatuan kejiranan mengajar kita perkara ini.

Di syarikat anda, bagaimana jika anda mulakan dengan menentukan “keadaan ideal”? Langkah itu adalah langkah pertama untuk mengubah IT menjadi “senjata pengurusan”.