Cabaran Baharu Akibat Kemajuan Digital
Digitalisasi dalam kalangan syarikat kecil dan sederhana semakin pesat. Namun, di sebaliknya, masalah baharu timbul. Menurut kajian ITmedia, kira-kira 65% syarikat kecil dan sederhana berada dalam keadaan “tiada jabatan sistem maklumat (IT)”. Pada masa yang sama, kajian Keymans Net mendapati 84% syarikat yang telah beralih ke digital mengalami “fail sesat”.
“Fail sesat” merujuk kepada keadaan di mana fail yang diperlukan tidak dapat dikesan lokasinya. Walaupun dokumen kertas berkurangan akibat digitalisasi, lokasi penyimpanan data menjadi berselerak, menyebabkan kecekapan kerja sebaliknya menurun.
Kedua-dua berita ini kelihatan tidak berkaitan pada pandangan pertama. Namun, jika dilihat dari perspektif pengurusan × IT, terdapat kaitan yang mendalam. Ketiadaan jabatan IT menyebabkan fail sesat, dan ini mengurangkan separuh keberkesanan digitalisasi.
Digitalisasi Tanpa Tujuan Akibat Ketiadaan Jabatan IT
Di syarikat tanpa jabatan IT, siapakah yang menguruskan IT? Selalunya, kakitangan di lapangan mengambil alih “secara sambilan”. Akauntan memperkenalkan perisian perakaunan awan, jurujual memilih alat CRM, dan kakitangan am menguruskan perkhidmatan pengurusan fail. Setiap orang memilih alat yang memudahkan tugas mereka sendiri, menyebabkan ketidakseragaman keseluruhan.
Saya memanggil keadaan ini sebagai “digitalisasi tanpa tujuan”. Oleh kerana setiap jabatan memperkenalkan alat IT secara berasingan, lokasi penyimpanan data dan format tidak seragam. Akibatnya, fail sesat berlaku.
Walaupun pengurus beranggapan “kami sedang memajukan digitalisasi”, sebenarnya mungkin hanya pemecahan tugas yang berlaku. Selagi pengurusan tidak mentakrifkan tujuan IT, keadaan ini tidak akan bertambah baik.
Fail Sesat Menunjukkan Ketiadaan IT dalam Pengurusan
Punca utama fail sesat bukanlah masalah alat. Ia adalah ketiadaan “peraturan” pengurusan fail. Secara khusus, tiga perkara berikut hilang:
Ketiadaan Peraturan Penyimpanan
Tanpa peraturan tentang “fail apa yang perlu disimpan di mana dan dengan nama apa”, ia diserahkan kepada budi bicara individu. Si A menggunakan storan awan, si B menggunakan folder setempat, si C menggunakan lampiran e-mel. Ini menyebabkan masa yang panjang untuk mencari fail yang diperlukan.
Ketiadaan Peraturan Penamaan
Tanpa peraturan untuk memasukkan tarikh atau nombor versi dalam nama fail, fail seperti “versi akhir”, “versi akhir sebenar”, “versi pindaan” akan bertimbun. Sukar untuk menentukan mana yang betul, dan risiko menggunakan data yang salah dalam kerja timbul.
Ketiadaan Penetapan Hak Akses
Jika tidak jelas siapa yang boleh mengakses fail mana, masalah keselamatan akan timbul. Contohnya, akses pekerja yang telah berhenti dibiarkan terbuka, atau maklumat yang tidak boleh bocor ke luar diletakkan dalam folder kongsi.
Masalah ini boleh diselesaikan jika ada jabatan IT. Namun, di syarikat tanpa jabatan IT, kewujudan masalah ini mungkin tidak disedari, dan beban di lapangan hanya bertambah.
Perangkap Digitalisasi: Digitalisasi ≠ Kecekapan
Ramai pengurus cenderung berfikir “jika kita digitalkan, kerja akan menjadi lebih cekap”. Namun, ini adalah salah faham besar. Digitalisasi hanyalah alat, bukan tujuan. Tujuan sepatutnya adalah “kecekapan kerja” atau “percepatan membuat keputusan”.
Contohnya, hanya menukar dokumen kertas ke PDF tidak meningkatkan kebolehcarian. Ia perlu dijadikan teks melalui OCR (Pengecaman Aksara Optik), diklasifikasikan ke dalam folder yang sesuai, dan ditandakan untuk menjadi “data yang boleh dicari”. Tugas mereka bentuk proses ini adalah peranan jabatan IT.
Berita tentang Kobe Digital Lab memulakan sokongan DX di gudang juga boleh difahami dalam konteks yang sama. Di gudang, tujuannya adalah untuk meningkatkan kecekapan pengurusan inventori dan kerja memetik. Hanya memperkenalkan terminal pegang tangan tidak memberikan kesan yang terhad; keseluruhan aliran kerja perlu direka bentuk semula.
Untuk memaksimumkan kesan digitalisasi, pengurusan perlu mentakrifkan dengan jelas “untuk apa IT digunakan” dan mereka bentuk sistem yang selaras dengan tujuan tersebut.
Tiga Langkah Segera untuk Pengurus
Walaupun syarikat kecil dan sederhana tidak boleh segera mewujudkan jabatan IT, terdapat langkah yang boleh diambil sekarang. Cuba amalkan tiga perkara berikut:
Tetapkan Peraturan Pengurusan Fail
Pertama, tetapkan peraturan pengurusan fail seluruh syarikat. Penyatuan lokasi penyimpanan, penetapan peraturan penamaan, dan penetapan hak akses. Ini adalah perkara yang perlu diputuskan oleh pengurus secara top-down. Jika diserahkan kepada lapangan, ia akan menjadi berselerak semula.
Seragamkan Storan Awan
Jika menggunakan pelbagai storan awan seperti Google Drive, Dropbox, OneDrive, seragamkan kepada satu sahaja. Hanya dengan menyatukan alat, kadar kejadian fail sesat akan menurun dengan ketara. Dari segi kos, ia selalunya lebih murah daripada melanggan pelbagai alat.
Laksanakan Penilaian Stok Berkala
Setahun sekali, laksanakan penilaian stok fail seluruh syarikat. Padamkan fail yang tidak diperlukan, dan semak semula lokasi penyimpanan. Dengan melakukan kerja ini secara berkala, kejadian fail sesat dapat dicegah. Pada masa penilaian stok, adalah baik untuk menyemak semula peraturan.
Jika Pengurusan Tidak Mentakrifkan IT, Kekeliruan Akan Berterusan
Realiti bahawa 65% syarikat kecil dan sederhana tidak mempunyai jabatan IT adalah hasil pengurusan yang lari daripada IT. Pemikiran “IT adalah untuk diserahkan kepada pakar” telah menyebabkan kekeliruan digitalisasi.
Pengurus perlu mentakrifkan semula IT sebagai “sumber pengurusan”. Tujuan IT adalah untuk mencapai matlamat pengurusan seperti kecekapan kerja dan peningkatan jualan. Untuk itu, pengurusan sendiri perlu mentakrifkan hala tuju IT dan mewujudkan mekanisme untuk melaksanakannya.
Fail sesat mungkin kelihatan seperti masalah kecil. Namun, di dasar masalah ini, terdapat masalah struktur besar iaitu ketiadaan IT dalam pengurusan. Mengapa tidak mulakan dengan menyemak semula pengurusan fail syarikat anda sendiri? Itulah langkah pertama ke arah digitalisasi sebenar.
コメント