AIルール不在が招く経営リスク → Ketiadaan Peraturan AI Mengundang Risiko Pengurusan

Risiko “Ketiadaan Peraturan” Semakin Sukar Dilihat Apabila Penggunaan AI Meningkat

Menurut laporan ITmedia, kira-kira 40% syarikat kecil dan sederhana (SME) di Jepun belum menetapkan peraturan dalaman mengenai penggunaan AI. Angka ini jelas menunjukkan realiti bahawa banyak syarikat telah menggunakan alat AI dalam urusan harian, tetapi pengurusan risikonya ditangguhkan.

Walaupun penggunaan AI semakin pesat, langkah keselamatan dan tadbir urus sering ketinggalan. Terutamanya dalam kalangan SME, pengurus sendiri cenderung menganggap AI sebagai “alat yang berguna” dan mudah terlepas pandang risiko yang tersembunyi di sebaliknya.

Namun, keadaan “ketiadaan peraturan” ini bukan sekadar masalah sistem pengurusan. Ia perlu dilihat sebagai isu pengurusan yang berkaitan secara langsung dengan kelangsungan perniagaan dan nilai syarikat.

Mengapa Peraturan AI Tidak Ditetapkan di Syarikat Kecil dan Sederhana?

Titik Buta Struktural Akibat Keutamaan “Kemudahan”

Kebanyakan alat AI boleh digunakan secara percuma atau dengan kos yang rendah. AI generatif seperti ChatGPT dan Copilot meningkatkan kecekapan kerja harian secara drastik, seperti menulis e-mel, menyediakan dokumen, dan menganalisis data. Pengurus dan kakitangan sering memperkenalkannya dengan perasaan “cuba dulu sahaja.”

“Kemudahan” inilah yang menjadi faktor utama penangguhan penetapan peraturan. Tidak seperti pengenalan sistem IT tradisional, kos pengenalan AI adalah rendah dan ia boleh mula digunakan oleh jabatan tertentu sahaja, menyebabkan keutamaan untuk merangka peraturan seluruh syarikat menurun.

“Risiko yang Sukar Dilihat” Melemahkan Pertimbangan

Risiko AI berbeza sifatnya daripada kebocoran maklumat atau kegagalan sistem tradisional. Contohnya, jika maklumat sulit syarikat dimasukkan ke dalam AI, data tersebut mungkin digunakan untuk pembelajaran dan terkandung dalam jawapan untuk syarikat lain. Selain itu, terdapat kemungkinan maklumat palsu yang dihasilkan AI dihantar terus kepada pelanggan.

Risiko-risiko ini sukar untuk menjadi nyata dalam bentuk yang boleh dilihat dengan segera, menyebabkan rasa krisis pengurus semakin pudar. Namun, apabila masalah berlaku, ia boleh berkembang kepada kehilangan kepercayaan syarikat dan liabiliti undang-undang.

Risiko Pengurusan Spesifik Akibat Ketiadaan Peraturan AI

Kebocoran Maklumat dan Pelanggaran Hak Harta Intelek

Apabila pekerja menggunakan AI dalam urusan kerja, mereka mungkin memasukkan data pelanggan, maklumat rakan niaga, atau dokumen strategi syarikat. Jika perkhidmatan AI menggunakan data ini untuk pembelajaran, terdapat risiko maklumat bocor kepada pesaing.

Selain itu, teks atau imej yang dihasilkan AI mungkin melanggar hak cipta pihak ketiga. Risiko ini boleh berkembang kepada isu liabiliti undang-undang syarikat, menyebabkan pampasan kerugian yang besar dan kehilangan kepercayaan.

Masalah “Kotak Hitam” AI

Asas keputusan AI selalunya sukar difahami oleh manusia, dan menggunakan hasilnya secara langsung dalam urusan kerja adalah risiko yang besar. Contohnya, jika AI membuat keputusan yang tidak adil terhadap pemohon yang mempunyai ciri-ciri tertentu dalam proses pengambilan pekerja, mungkin sukar untuk menjelaskan sebabnya.

Masalah “akauntabiliti” ini berpotensi merosakkan kredibiliti sosial syarikat dengan teruk. Terutamanya, penggunaan AI dalam bidang yang memberi kesan langsung kepada kehidupan manusia, seperti perkhidmatan pelanggan dan penilaian prestasi, memerlukan perhatian yang teliti.

Tiga Langkah Segera yang Perlu Diambil oleh Pengurus

Pertama: Tentukan “Prinsip Asas Penggunaan AI”

Mulakan dengan merangka “Dasar Asas Mengenai Penggunaan AI” yang seragam untuk seluruh syarikat. Secara khusus, jelaskan perkara-perkara berikut:

– Larangan memasukkan maklumat sulit (data pelanggan, maklumat rakan niaga, dokumen strategi syarikat, dll.)
– Kewajipan menyemak kandungan yang dihasilkan AI (pengesahan fakta dan penyuntingan yang teliti)
– Penyataan perkhidmatan AI yang dibenarkan (kaedah senarai kebenaran)
– Garis panduan mengenai pengendalian data peribadi

Adalah penting untuk menulis peraturan ini dalam bahasa yang mudah difahami oleh semua pekerja, tanpa menggunakan istilah teknikal yang rumit.

Kedua: Laksanakan “Penetapan Peraturan Secara Berperingkat”

Cuba mencipta peraturan yang sempurna sekali gus boleh menyebabkan tentangan dan kekeliruan di peringkat operasi. Mulakan dengan mengambil langkah keutamaan di kawasan yang paling berisiko.

Contohnya, pada peringkat awal, hanya tetapkan dua peraturan: “Larangan memasukkan maklumat pelanggan” dan “Kewajipan menyemak kandungan yang dihasilkan AI.” Kemudian, kembangkan secara beransur-ansur sambil memantau situasi operasi. Selain itu, lakukan semakan peraturan secara berkala untuk menangani evolusi teknologi AI dan risiko baharu.

Ketiga: Bina “Sistem Pendidikan dan Pemantauan”

Walaupun peraturan telah ditetapkan, ia tidak bermakna jika tiada sistem untuk memastikan pematuhannya. Adakan latihan dalaman atau e-pembelajaran secara berkala untuk mewujudkan persekitaran di mana semua pekerja dapat memahami risiko AI dengan betul.

Selain itu, pertimbangkan untuk memperkenalkan alat yang memantau penggunaan perkhidmatan AI. Secara khusus, gunakan alat pengurusan perkhidmatan awan atau papan pemuka untuk menggambarkan bagaimana pekerja menggunakan perkhidmatan AI dan untuk tujuan apa.

Penetapan Peraturan AI adalah “Bukti Keputusan Pengurusan”

Ketiadaan peraturan AI bukan sekadar kelewatan sistem pengurusan, tetapi hasil daripada pengurusan yang “tidak mentakrifkan” risiko IT. Ini adalah contoh terbaik “harga yang dibayar kerana pengurusan melarikan diri daripada IT” seperti yang dinyatakan dalam dasar editorial.

Pengurus mempunyai tanggungjawab untuk tidak menerima AI secara terbuka sebagai “alat yang berguna,” tetapi untuk menghadapi risikonya dan membina tadbir urus yang sesuai. Penetapan peraturan bukanlah untuk “mengehadkan” AI, tetapi merupakan “keputusan pengurusan” untuk menggunakannya dengan selamat dan berkesan.

Sebagai langkah konkrit, luangkan masa sekurang-kurangnya 30 minit untuk menyemak situasi penggunaan AI syarikat anda. Di jabatan mana, alat AI apa, dan untuk tujuan apa ia digunakan? Penetapan peraturan bermula dengan memahami realiti ini.

Penggunaan AI sudah menjadi isu pengurusan yang tidak dapat dielakkan. Namun, jika risikonya dibiarkan begitu sahaja, bukan sahaja pelaburan DX akan menjadi sia-sia, malah ia boleh mengancam kelangsungan syarikat itu sendiri. Kini adalah masanya untuk pengurus benar-benar komited terhadap penetapan peraturan AI.