Jurang Pelaburan IT: Risiko Pengurusan Yang Mengancam

Jurang Keputusan Pelaburan IT Mengancam Pengurusan

Keputusan pengurusan untuk “menyerahkan pelaburan IT kepada pakar” sebenarnya adalah keputusan pengurusan untuk “tidak mentakrifkan IT.” Di banyak syarikat, tujuan pelaburan IT berbeza mengikut jabatan, menyebabkan keadaan di mana pengoptimuman menyeluruh tidak dapat dicapai menjadi kebiasaan.

Sebagai contoh, jabatan jualan memperkenalkan CRM untuk “meningkatkan jualan,” jabatan perakaunan memasang sistem perakaunan untuk “mengurangkan kos,” dan jabatan IT mengutamakan langkah keselamatan untuk “operasi yang stabil.” Walaupun setiap jabatan membuat keputusan yang betul, aset IT yang tidak konsisten secara keseluruhan akan terkumpul.

Jika “jurang pelaburan IT” ini dibiarkan, ia akhirnya akan membawa kepada isu pengurusan seperti ketidakupayaan untuk menyepadukan sistem, pemencilan data, dan yang paling penting, “kegagalan untuk mencapai hasil yang setimpal dengan pelaburan IT.”

Mengapa Kriteria Pelaburan IT Menjadi Kabur?

Puncanya terletak pada cara pelaburan IT dilihat sebagai “kos” dan bukannya “sumber pengurusan.” Pengurus telah mewakilkan keputusan dengan alasan kekurangan kepakaran IT. Walau bagaimanapun, perwakilan dan penyerahan adalah berbeza sama sekali.

Tanpa kriteria pelaburan IT yang jelas, pengurus akan menghadapi masalah berikut:

• Tidak dapat mengira pulangan pelaburan (ROI)
• Tidak dapat menentukan keutamaan pelbagai pelaburan IT
• Kriteria penilaian selepas pelaksanaan tidak jelas
• Kegagalan tidak disemak secara struktur

Apa yang lebih serius ialah “pemecahan fungsi objektif” di mana tujuan pelaburan IT berbeza mengikut jabatan. Jualan mengutamakan kelajuan, perakaunan mengutamakan ketepatan, dan IT mengutamakan kestabilan. Oleh kerana fungsi objektif berbeza, pengoptimuman menyeluruh tidak dapat dicapai.

Tiga Klasifikasi: “IT Perniagaan,” “IT Pengurusan,” dan “IT Pentadbiran”

Untuk menilai pelaburan IT dengan tepat, IT perlu diklasifikasikan kepada tiga kategori:

IT Perniagaan: IT yang Berkaitan Langsung dengan Pertumbuhan dan Jualan

Sistem seperti automasi pemasaran, CRM, dan laman e-dagang yang menjana jualan secara langsung. Di sini, kelajuan diutamakan, dan pelaksanaan pantas walaupun dengan sedikit risiko adalah perlu.

Contoh khusus termasuk alat CRM seperti HubSpot dan Salesforce. Alat ini membolehkan pengukuran kesan sejurus selepas pelaksanaan, menjadikan keputusan pelaburan agak mudah.

IT Pengurusan: IT untuk Membuat Keputusan dan Kebolehulangan

Sistem seperti alat BI, papan pemuka pengurusan, dan platform analisis data yang menyokong keputusan pengurusan. Di sini, integrasi dan ketepatan data adalah penting.

Alat BI seperti Tableau dan Looker Studio adalah penting untuk pihak pengurusan memahami status perniagaan secara masa nyata. Walau bagaimanapun, penyepaduan data memerlukan masa dan kos, menjadikannya bidang yang sukar untuk keputusan pelaburan.

IT Pentadbiran: IT untuk Operasi Stabil dan Pengurusan Kos

Sistem seperti perakaunan, penggajian, dan pengurusan inventori yang menyokong operasi perniagaan yang stabil. Di sini, kestabilan dan pengurangan kos diutamakan.

Perisian perakaunan awan seperti freee dan Money Forward mempunyai kos pelaksanaan yang rendah dan memberikan kesan segera, menjadikannya bidang yang mudah dilaksanakan walaupun untuk perusahaan kecil dan sederhana.

Rangka Kerja Konkrit untuk Keputusan Pelaburan IT

Berikut adalah rangka kerja yang berguna untuk pengurus membuat keputusan pelaburan IT:

Penjelasan Tujuan Pelaburan

Pertama, jelaskan “apa yang ingin diselesaikan” oleh pelaburan IT. Adakah untuk meningkatkan jualan, mengurangkan kos, atau mengelakkan risiko? Tanpa tujuan yang jelas, keputusan pelaburan tidak boleh dibuat.

Penetapan Indikator Pengukuran Kesan

Tentukan terlebih dahulu cara mengukur kesan selepas pelaksanaan. Contohnya, untuk pelaksanaan CRM, tetapkan KPI seperti “peningkatan kadar penutupan perjanjian,” dan untuk sistem perakaunan, “percepatan penyata kewangan bulanan.”

Pengiraan Tempoh Pulangan Pelaburan

Kira berapa tahun yang diperlukan untuk mendapatkan semula pelaburan dengan mengambil kira kos pelaburan awal dan kos operasi. Untuk SaaS, kos bulanan dikenakan, jadi pengiraan kos dari perspektif jangka panjang diperlukan.

Penilaian Risiko

Nilaikan risiko yang berkaitan dengan pelaksanaan. Risiko yang perlu dikenal pasti terlebih dahulu termasuk kesan gangguan sistem, risiko pemindahan data, dan kemungkinan penguncian vendor.

Pembelajaran daripada Kajian Kes Sebenar

Dalam sebuah syarikat pembuatan sederhana, pengurus tidak mempunyai kriteria pelaburan IT, dan setiap jabatan memperkenalkan sistem sesuka hati. Akibatnya, lebih daripada 10 sistem tidak berintegrasi, dan pengurusan data berganda menjadi kebiasaan.

Oleh itu, pihak pengurusan mengetuai penyempitan tujuan pelaburan IT kepada “penglihatan pengurusan inventori” dan “pengurangan masa utama dari pesanan hingga penghantaran,” dan melaksanakan penyepaduan sistem teras. Sistem ERP awan “Zoho One” telah diperkenalkan.

Hasilnya, ketepatan inventori meningkat daripada 95% kepada 99%, dan masa utama dikurangkan secara purata sebanyak 3 hari. Pelaburan adalah kira-kira 3 juta yen setahun, tetapi pelaburan itu diperoleh semula dalam tempoh 1.5 tahun melalui pengurangan kos inventori dan peningkatan jualan.

Kajian kes ini menunjukkan bahawa jika pengurusan mentakrifkan tujuan pelaburan IT dengan jelas dan membuat keputusan dari perspektif pengoptimuman menyeluruh, hasil yang pasti boleh dicapai.

Tiga Tindakan Segera untuk Pengurus

Akhir sekali, berikut adalah tiga tindakan yang boleh diamalkan oleh pengurus mulai hari ini:

1. Audit Aset IT Semasa

Senaraikan sistem yang digunakan dalam syarikat dan susun tujuan serta kos setiap satu. Anda mungkin akan menemui sistem yang bertindih atau alat yang tidak digunakan secara mengejutkan.

2. Tentukan Keutamaan Pelaburan IT

Tentukan keutamaan berdasarkan tiga klasifikasi: IT Perniagaan, IT Pengurusan, dan IT Pentadbiran. Adalah penting untuk bermula dengan bidang yang berkaitan secara langsung dengan isu pengurusan.

3. Dokumentasikan Kriteria Keputusan Pelaburan

Dokumentasikan tujuan pelaburan, indikator pengukuran kesan, tempoh pulangan pelaburan, dan kriteria penilaian risiko. Ini akan menghapuskan keputusan subjektif dan membolehkan pelaburan IT yang boleh diulang.

Kesimpulan

Membiarkan “jurang” dalam pelaburan IT adalah sama dengan membiarkan risiko pengurusan. Langkah pertama ke arah kejayaan DX adalah untuk pengurus mentakrifkan semula IT sebagai “sumber pengurusan yang harus ditakrifkan secara langsung oleh pengurusan” dan bukannya “bidang teknikal yang diserahkan kepada pakar.”

Dengan menjelaskan kriteria pelaburan IT dan melaksanakan pelaburan dari perspektif pengoptimuman menyeluruh, hasil yang pasti boleh dicapai. Para pengurus, mulakan hari ini dengan mentakrifkan sendiri kriteria pelaburan IT anda.