Penggunaan Freelance Mengubah Struktur Kegagalan DX

Corak Kegagalan DX Akibat “Kekurangan Bakat”

“Kami mahu majukan DX, tetapi tiada bakat IT dalam syarikat.” “Jabatan IT sibuk sangat, tiada masa untuk meneliti sistem baru.” — Saya sering mendengar rungutan seperti ini daripada para pengurus. Sebagai penyelesaian, penggunaan bakat IT secara freelance semakin mendapat perhatian baru-baru ini.

Baru-baru ini, syarikat TechBiz telah mempamerkan diri di “Pameran Digitalisasi dan Promosi DX (ODEX)” dan mencadangkan penggunaan freelancer untuk memajukan DX. Sekilas pandang, ini kelihatan seperti pendekatan yang wajar — “mempercepatkan DX dengan bantuan kuasa luar.”

Namun, ada perkara yang perlu kita fikirkan. Adakah penggunaan freelancer hanya sekadar “menampal kekosongan bakat”? Adakah kita cuba menggunakan bakat luar untuk menutup kelemahan pengurusan yang tidak mentakrifkan IT dan menyerahkan semuanya kepada staf?

Dalam artikel ini, kami akan menyusun situasi di mana penggunaan freelancer berkesan untuk memajukan DX, dan sebaliknya, situasi yang membawa kepada kegagalan, dari sudut pandangan keputusan pengurusan.

Syarat Penggunaan Freelancer Menjadi “Penyelesaian Tepat”

Pertama, mari kita jelaskan situasi di mana bakat IT secara freelance patut digunakan. Ia adalah kes di mana “pengurusan telah mentakrifkan tujuan IT, dan hanya menyerahkan kepakaran pelaksanaan kepada pihak luar.”

Contohnya, katakan pihak pengurusan telah memutuskan dasar untuk “memvisualisasikan proses jualan dan mengutamakan projek dengan kebarangkalian menang tender yang tinggi.” Dalam kes ini, tujuannya adalah “meningkatkan kebolehulangan jualan,” dan IT hanyalah alat. Dalam keadaan ini, kita boleh menyerahkan tugas seperti pelaksanaan CRM (Sistem Pengurusan Pelanggan) atau automasi menggunakan Zapier kepada jurutera freelance.

Kerana pengurusan telah mentakrifkan “untuk apa IT digunakan,” bakat luar boleh fokus pada pelaksanaan tanpa ragu-ragu. Inilah bentuk ideal penggunaan freelancer.

Lingkaran Ganas Kebergantungan Luar Akibat “Pengabaian Reka Bentuk”

Masalahnya adalah corak sebaliknya. Apabila pengurusan tidak mentakrifkan tujuan IT, dan memasukkan bakat luar dengan pemikiran “kita nak majukan DX, jadi serahkan saja pada freelancer.”

Dalam kes ini, freelancer hanya akan menyelesaikan tugas yang diberikan, tanpa memikirkan pengoptimuman keseluruhan. Sebabnya, pengurusan tidak menunjukkan pelan reka bentuk keseluruhan. Akibatnya, lingkaran ganas berikut berlaku:

• Alat yang diperkenalkan oleh freelancer tidak berintegrasi dengan sistem sedia ada
• Apabila staf yang bertanggungjawab berhenti, sistem tidak dapat dikendalikan
• Pelbagai freelancer membina sistem secara berasingan, menyebabkan data tidak dapat disatukan

Ini adalah corak di mana “perpecahan fungsi objektif IT” yang disebut dalam dasar editorial, dipercepatkan oleh penggunaan bakat luar. Akibat pengurusan tidak mentakrifkan IT, alat yang berbeza diperkenalkan di setiap jabatan, dan nilai keseluruhan tidak terhasil — struktur ini tidak berbeza dengan kes di mana IT dijalankan secara dalaman.

“Kos Pengurusan Freelancer” sebagai Cabaran Pengurusan

Satu lagi perkara yang sering terlepas pandang oleh pengurus ialah kos menguruskan freelancer. Apabila menyerahkan tugas kepada bakat luar, kos pengurusan berikut akan timbul:

• Takrifan keperluan tugas dan pengurusan kemajuan
• Pemeriksaan kualiti hasil kerja
• Peraturan keselamatan dan pengurusan maklumat
• Pembinaan mekanisme serahan dan perkongsian pengetahuan

Siapa yang akan bertanggungjawab untuk pengurusan ini? Dalam kebanyakan PKS, pengurus sendiri atau staf IT yang sudah sibuk akan terpaksa mengambil alih. Akibatnya, berlaku keadaan songsang di mana “sepatutnya serahkan pada luar, tetapi masa dihabiskan untuk pengurusan sehingga kerja utama terabai.”

Penggunaan freelancer mempunyai kelebihan “boleh menjadikan kos buruh sebagai kos berubah,” tetapi perlu difahami bahawa kos pengurusan akan menjadi kos tetap yang perlu ditanggung.

Pengumpulan Kejayaan Kecil: Contoh “Aplikasi Pengurusan Kad Nama”

Kes aplikasi pengurusan kad nama korporat “Nexsta Meishi” yang turut dipamerkan di ODEX yang sama, memberi kita pandangan lain. Mendigitalkan tugas yang mudah tetapi sering menjadi kebergantungan individu seperti pengurusan kad nama. “DX kecil” seperti ini selalunya boleh diselesaikan secara dalaman tanpa bergantung pada freelancer.

Sebenarnya, dengan menggunakan Power Automate atau GAS (Google Apps Script), mekanisme untuk memasukkan maklumat kad nama secara automatik ke dalam CRM boleh dibina dengan tahap literasi IT yang tertentu. Apa yang perlu dilakukan oleh pengurus bukanlah dengan serta-merta menempah projek DX berskala besar kepada pihak luar, tetapi mentakrifkan sendiri “tugas mana yang perlu didigitalkan untuk mengurangkan beban staf dan mendapatkan data yang boleh digunakan untuk keputusan pengurusan.”

Tiga Soalan yang Perlu Ditakrifkan oleh Pengurusan

Sebelum mempertimbangkan penggunaan freelancer, pengurus perlu menjawab tiga soalan berikut:

1. Apakah cabaran pengurusan yang ingin diselesaikan dengan IT?: Meningkatkan jualan, mengurangkan kos, atau mempercepatkan pembuatan keputusan?
2. Bagaimana anda mentakrifkan “kejayaan” untuk cabaran tersebut?: Adakah KPI dan nilai sasaran telah ditetapkan secara khusus?
3. Apakah skop yang perlu diserahkan kepada luar, dan keputusan apa yang perlu dikekalkan dalam syarikat?: Pelaksanaan boleh diserahkan, tetapi takrifan tujuan dan kriteria penilaian perlu dipegang oleh pengurusan.

Hanya selepas ketiga-tiga ini dijelaskan, penggunaan freelancer menjadi “pilihan strategik.” Sebaliknya, jika bakat luar dimasukkan tanpa kejelasan ini, DX akan berakhir dengan “rasa sudah buat” sahaja, tanpa pulangan pelaburan.

Freelancer adalah “Alat,” Bukan “Tujuan”

Berita TechBiz menunjukkan bahawa penggunaan freelancer adalah salah satu alat untuk memajukan DX. Namun, alat tidak boleh menjadi tujuan. Apa yang perlu difikirkan oleh pengurus bukanlah “bagaimana menggunakan bakat luar,” tetapi “apa yang ingin dicapai dengan IT.”

Freelancer adalah tukang mahir yang melaksanakan pelan reka bentuk yang dilukis oleh pengurusan. Namun, melukis pelan reka bentuk itu sendiri adalah peranan pengurus. Tanpa pelan reka bentuk, mengumpulkan tukang hanya akan menghasilkan komponen yang berselerak, rumah tidak akan siap.

Kejayaan atau kegagalan DX bergantung bukan pada kualiti alat atau bakat yang digunakan, tetapi pada sejauh mana pengurusan benar-benar mentakrifkan IT. Sebelum menggunakan freelancer, bagaimana jika anda membawa strategi IT syarikat sendiri ke dalam agenda mesyuarat pengurusan?