Pelajar dan SaaS Mengisi Ruang Kosong dalam Tugas IT
Baru-baru ini, dua berita menarik dilaporkan. Pertama, usaha Wilayah Toyama menggunakan tenaga pelajar untuk memacu transformasi digital (DX) pejabat wilayah. Pelajar dilibatkan dalam tugas seperti urusan pilihan raya dan penyusunan dokumen untuk memajukan pendigitalan. Yang kedua ialah permulaan kerjasama antara SaaS khusus hartanah “Canary Cloud” dan platform integrasi komunikasi AI “KaiKura”. Kerjasama antara SaaS yang berbeza ini bertujuan untuk meningkatkan lagi kecekapan operasi hartanah.
Pada pandangan pertama, kedua-dua berita ini kelihatan tidak berkaitan. Namun, dari perspektif pemimpin perniagaan atau CTO, ia menunjukkan pendekatan yang berbeza terhadap isu teras yang sama. Iaitu, bagaimana untuk mengisi dan mencipta nilai daripada “tugas IT yang tiada sumber yang sesuai dalam organisasi sendiri”. Penggunaan pelajar ialah “pengambilan sumber manusia luar”, manakala integrasi SaaS ialah “sambungan sumber fungsi luar”. Kedua-duanya adalah gerakan mencari kaedah baru untuk memperoleh dan mengkonfigurasi sumber IT yang melangkaui sikap ‘buat sendiri’.
Jalan Ketiga: Bukan ‘Bergantung pada Individu’ atau ‘Serah Sepenuhnya’
Dalam banyak syarikat, terutamanya PKS dan pihak berkuasa tempatan, tugas IT sering menjadi “ruang kosong” yang tipikal. Pengurusan atasan memikirkan strategi, dan jabatan sistem maklumat (jika ada) memberi tumpuan kepada operasi stabil sistem teras. Sementara itu, operasi SaaS yang diperkenalkan secara berasingan oleh setiap jabatan, integrasi data, dan pemprosesan tugas rutin yang belum didigitalkan sepenuhnya terabai. Inilah realiti di lapangan yang terhasil daripada “perpecahan fungsi objektif IT” yang dinyatakan sebelum ini.
Secara tradisinya, terdapat dua cara utama untuk mengisi ruang kosong ini. Pertama, menyerahkan tugas secara “bergantung pada individu” kepada kakitangan yang berminat di lapangan, di mana kelangsungan operasi bergantung pada kapasiti dan tempoh perkhidmatan individu tersebut. Kedua, “menyerah sepenuhnya” kepada vendor luar, yang menyebabkan kos membengkak dan jurang dengan pengurusan semakin melebar. DX pelajar Wilayah Toyama dan kerjasama terbuka antara SaaS mencadangkan kemungkinan “jalan ketiga” yang bukan pilihan dikotomi ini.
Sumber manusia luar seperti pelajar membawa perspektif baru dan kemahiran natif digital tanpa melibatkan kos pekerjaan tetap. Sementara itu, integrasi API antara SaaS membuka jalan untuk “menggabungkan” fungsi optimum yang disediakan oleh pelbagai vendor untuk membina aliran kerja syarikat sendiri, tanpa pembangunan dalaman berskala besar atau pesanan penyesuaian mahal kepada vendor. Kedua-duanya berasaskan peralihan minda daripada memiliki (Own) kepada menggunakan (Use) dan menyambung (Connect).
Tenaga Pelajar Menerangi Jurang antara ‘IT Perniagaan’ dan ‘IT Pengurusan’
Dalam kes Wilayah Toyama, tugas seperti “urusan pilihan raya” atau “penyusunan dokumen” yang dijalankan oleh pelajar adalah sangat penting, tetapi jarang dikategorikan sebagai “IT perniagaan” (IT yang berkaitan langsung dengan pertumbuhan) teras wilayah. Ia juga bukan “IT pengurusan” (IT untuk operasi stabil) seperti sistem teras. Ini adalah contoh tipikal tugas yang tidak sesuai dengan mana-mana klasifikasi IT, menyebabkan pendigitalan ditangguhkan dan terus bergantung pada kerja manual.
Menggunakan sumber seperti pelajar mempunyai makna yang lebih daripada sekadar “tenaga kerja murah”. Oleh kerana mereka tidak terikat dengan birokrasi organisasi atau mengetahui amalan terdahulu, mereka boleh bertanya soalan asas seperti “mengapa kerja ini perlu?” atau “adakah dokumen ini benar-benar diperlukan?”, dan berpotensi mencetuskan semakan semula proses kerja itu sendiri (BPRE: Business Process Re-engineering). Ini adalah kesan yang sukar dicapai jika vendor luar hanya “membuat sistem seperti yang diminta”. Implikasi untuk pemimpin perniagaan ialah keberkesanan pendekatan strategik: sebelum mengeluh tentang kekurangan bakat IT, kenal pasti “tugas menunggu pendigitalan” yang terpendam dalaman, dan serahkan kepada sumber manusia luar yang segar untuk “menyelesaikannya”, sambil mengoptimumkan proses kerja itu sendiri.
Integrasi SaaS Mewujudkan Demokratisasi ‘IT Pengurusan’
Sementara itu, gerakan seperti kerjasama antara Canary Cloud dan KaiKura mengisi ruang kosong pada dimensi lain. Pengurusan hartanah dan komunikasi pelanggan sepatutnya adalah aliran kerja yang bersepadu. Namun, jika SaaS optimum khusus untuk setiap bidang diperkenalkan secara berasingan, data menjadi terpencil (silo), dan kakitangan terpaksa beralih antara pelbagai skrin, menyebabkan ketidakcekapan. Inilah masalah “semakin banyak SaaS, semakin kabur gambaran keseluruhan”.
Penyelesaian tradisional untuk masalah ini ialah memperkenalkan pakej bersepadu yang mahal merangkumi semua fungsi, membangunkan sendiri, atau menyerah kepada vendor. Namun, jika ekosistem di mana SaaS saling bersambung secara terbuka melalui API matang, pemimpin perniagaan boleh memiliki pilihan yang sebelum ini hanya tersedia untuk syarikat besar: “memilih komponen (SaaS) yang optimum, menggabungkannya, dan membina enjin operasi yang optimum untuk syarikat sendiri”. Dengan menyambungkan “komponen” seperti Canary Cloud (pengurusan hartanah) dan KaiKura (komunikasi AI), “IT pengurusan” (IT untuk membuat keputusan dan kebolehulangan) peringkat tinggi yang menghubungkan pertanyaan sehingga pengurusan kontrak secara lancar menjadi boleh dicapai untuk pengendali hartanah bersaiz kecil dan sederhana juga.
Soalan Pemimpin Perniagaan: ‘Memiliki’ atau ‘Menyambung’?
Daripada contoh-contoh ini, timbul soalan asas untuk pemimpin perniagaan moden dalam memikirkan sumber IT. Iaitu, “patutkah keupayaan IT yang kurang dalam syarikat kita ‘dimiliki’, atau ‘disambung’?”.
Untuk “memiliki” semua keupayaan IT sebagai kakitangan tetap sudah tidak realistik bagi kebanyakan syarikat dari segi kos, kesukaran pengambilan, dan risiko kemerosotan kemahiran. Jadi, adakah kita “menyerah sepenuhnya” kepada vendor (di mana pemilikan adalah pada vendor, dan sambungan juga tertutup)? Itu akan mewujudkan kebergantungan dan menjejaskan ketangkasan pengurusan.
Model baru yang ditunjukkan oleh DX pelajar dan integrasi SaaS boleh digambarkan sebagai “pemilikan maya melalui sambungan”. Dengan pelajar, kita “menyambung” kepada masa dan kemahiran mereka secara berasaskan projek. Dengan setiap SaaS, kita “menyambung” kepada fungsi khusus unggul mereka melalui API. Peranan pemimpin perniagaan adalah menjadi arkitek yang “menyambung” sumber luar ini secara strategik dan meletakkannya dalam aliran penciptaan nilai syarikat sendiri.
Langkah Praktikal: Mengenal Pasti Ruang Kosong dan Membuat Peta Sumber
Jadi, dari mana pemimpin perniagaan atau CTO harus bermula? Pertama, visualisasikan “ruang kosong tugas IT” dalam organisasi sendiri. Semak proses kerja dari sudut berikut:
- Tugas rutin yang belum didigitalkan: Adakah tugas yang diuruskan menggunakan Excel atau kertas, dan memerlukan pengiraan atau pemindahan data secara manual? (Calon untuk “diselesaikan” oleh pelajar atau kontraktor luar)
- Tugas SaaS yang terpencil (silo): Adakah tugas di mana SaaS yang diperkenalkan oleh setiap jabatan untuk kemudahan tidak bersambung dengan sistem jabatan lain, menyebabkan input berganda? (Calon untuk automasi melalui integrasi SaaS)
- Analisis data dan pelaporan yang bergantung pada individu: Adakah laporan pengurusan yang hanya diketahui cara penyediaannya oleh kakitangan tertentu? (Calon untuk pemiawaian melalui alat BI dan integrasi data, atau sumber luar)
Seterusnya, buat “Peta Sumber Luar” untuk mengisi ruang kosong ini. Untuk sumber manusia, pertimbangkan universiti tempatan, kolej vokasional, platform kerja sambilan, syarikat kontraktor, dsb. Untuk sumber fungsi, pertimbangkan fungsi API terbuka setiap SaaS yang digunakan syarikat, SaaS lain yang boleh disambungkan (termasuk melalui alat integrasi seperti Zapier atau Make), dan perkhidmatan awan. Berdasarkan peta ini, anda boleh mula memikirkan portfolio strategik: “ruang kosong mana yang akan diselesaikan dengan menyambung kepada sumber mana?”.
Dari ‘Bakat IT’ kepada ‘Keupayaan Mengkonfigurasi Sumber IT’
Keluhan “kekurangan bakat IT” selalunya terikat dengan pemikiran lama yang ingin “memiliki semua keupayaan IT sebagai kakitangan tetap”. DX pelajar Wilayah Toyama dan ekosistem integrasi SaaS yang berkembang menghantar isyarat jelas untuk melangkaui kerangka itu.
Apa yang diperlukan untuk pengurusan masa depan bukanlah mengumpulkan jurutera yang terbaik, tetapi keupayaan untuk menemui, menilai, dan menyambung serta mengkonfigurasi pelbagai sumber manusia dan fungsi yang wujud di luar secara strategik ke dalam aliran kerja syarikat sendiri. Ia adalah peranan seperti “konduktor” yang menyusun sumber manusia seperti pelajar dan pekerja bebas, serta sumber fungsi seperti SaaS yang tak terhitung yang bersambung melalui API, selaras dengan matlamat perniagaan.
“Keupayaan mengkonfigurasi sumber IT” inilah sifat baru yang penting untuk pemimpin perniagaan dan CTO moden bagi mengelak perpecahan fungsi objektif IT, menghubungkan IT perniagaan, IT pengurusan dan IT pentadbiran secara organik, dan mencapai kebolehulangan dan ketangkasan pengurusan secara serentak. Langkah pertama bermula dengan melihat “ruang kosong” dalam organisasi sendiri dan meneroka kemungkinan “sambungan” untuk mengisinya.
コメント