Pentadbiran DX Menimbulkan Persoalan: Harga Yang Dibayar Akibat Tidak Mendefinisikan IT

“Kekosongan Keputusan Pengurusan” di Sebalik DX Perkhidmatan Pentadbiran

Pada 1 Julai 2026, Bandar Matsudo, Wilayah Chiba, akan memulakan pendigitalan perkhidmatan pentadbiran secara rasmi. Kandungan spesifiknya termasuk dalam talian prosedur kaunter dan pengurangan penggunaan kertas untuk dokumen permohonan, contoh tipikal apa yang dipanggil “DX Pentadbiran”. Pada pandangan pertama, ia kelihatan seperti sekadar langkah untuk memudahkan urusan, tetapi dari perspektif pengurusan × IT, ia memekatkan “harga yang dibayar akibat tidak mendefinisikan IT” yang dihadapi oleh banyak PKS.

Inisiatif Bandar Matsudo memberi manfaat kepada rakyat kerana “tidak perlu pergi ke pejabat kerajaan”. Namun, di sebaliknya, terdapat masalah struktur iaitu “mengapa ia tidak dapat dilakukan sehingga kini?”. Di banyak pihak berkuasa tempatan, tujuan pengenalan IT terhenti pada tahap abstrak seperti “peningkatan kecekapan operasi” atau “peningkatan perkhidmatan rakyat”, dan keputusan pengurusan konkrit tentang “apa yang perlu diubah dan bagaimana” tidak pernah dibuat. Ini betul-betul sama dengan strategi IT PKS yang berjalan dengan tujuan yang tidak jelas, seperti “perkenalkan awan dahulu” atau “jadikan tanpa kertas dahulu”.

Sebab DX Bandar Matsudo berjaya adalah kerana kepimpinan ketua bandar dan usaha kakitangan, tetapi pada dasarnya, ia adalah kerana mereka “mendefinisikan IT”. Maksudnya, mereka menjelaskan “untuk apa IT digunakan” sebagai pentadbiran, dan memperuntukkan belanjawan dan sumber berdasarkan itu. Ada atau tidaknya “definisi” ini adalah faktor terbesar yang menentukan kejayaan atau kegagalan DX.

Mengapa Pihak Berkuasa Tempatan dan PKS Mengulangi Kesilapan Yang Sama?

Walaupun kes-kes maju seperti Bandar Matsudo mendapat perhatian, banyak pihak berkuasa tempatan dan PKS bergelut dengan pengenalan IT. Sebabnya mudah: andaian salah bahawa “IT adalah untuk diserahkan kepada pakar” masih berakar umbi. Apabila pengurus atau ketua bandar berfikir, “Saya tidak faham IT, jadi serahkan kepada bahagian IT atau vendor”, tujuan IT terhad kepada skop sempit seperti “operasi stabil” atau “pengurangan kos”, dan kehilangan peranan asalnya sebagai “alat untuk pertumbuhan perniagaan”.

Masalah ini jelas kelihatan dalam pergerakan “Jouhou System 365” yang diumumkan baru-baru ini. Perkhidmatan pengganti bahagian IT untuk PKS, “Jouhou System 365”, telah melancarkan laman web khusus untuk beralih daripada vendor besar. Ini adalah percubaan untuk memecahkan status quo di mana banyak PKS terikat dengan “penyelenggaraan IT berasaskan jualan peralatan” dan tidak mempunyai ruang untuk memikirkan strategi IT yang sebenar.

“Penyelenggaraan IT berasaskan jualan peralatan” merujuk kepada keadaan di mana, setelah membeli pelayan atau komputer peribadi, kontrak penyelenggaraannya menjadi tumpuan IT. Dalam model ini, tujuan IT dikecilkan kepada “memastikan peralatan terus berfungsi”. Pengurus tidak perlu memikirkan “strategi IT”; mereka hanya perlu memperbaharui kontrak penyelenggaraan yang dicadangkan oleh vendor. Ini adalah “jalan mudah” di mana pengurusan tidak mendefinisikan IT. Namun, sebagai akibatnya, ROI pelaburan IT tidak akan pernah jelas, dan peluang untuk penambahbaikan operasi akan terus terlepas.

Wajah Baru IT yang Ditunjukkan oleh “Jouhou System 365”

Pelancaran laman web peralihan “Jouhou System 365” bukan sekadar cadangan untuk menukar perkhidmatan. Ia mengandungi mesej “mentakrifkan semula tujuan IT”. Dengan melepaskan diri daripada kontrak penyelenggaraan vendor besar, syarikat mendapat peluang untuk memikirkan semula “mengapa IT digunakan” dari asas. Secara konkrit, dengan beralih kepada perkhidmatan pengganti bahagian IT dengan bayaran bulanan beberapa ribu yen, syarikat boleh mengurangkan kos penyelenggaraan tahunan sebanyak ratusan ribu yen sambil turut mendapat liputan perundingan strategi IT dan langkah keselamatan.

Pergerakan ini mempunyai struktur yang sama dengan DX pentadbiran Bandar Matsudo. Maksudnya, ia memerlukan keputusan pengurusan untuk “menyedari kos meneruskan cara lama” dan “mentakrifkan semula IT untuk tujuan baharu”. Sama seperti Bandar Matsudo yang menjadikan prosedur pentadbiran dalam talian untuk tujuan “meningkatkan kemudahan rakyat”, PKS juga harus menetapkan tujuan konkrit seperti “pertumbuhan perniagaan” atau “peningkatan kecekapan operasi” dan membuat pelaburan IT yang sesuai.

Tiga Harga Yang Dibayar Apabila Pengurus “Tidak Mendefinisikan IT”

Di sini, kami menyusun harga spesifik yang berlaku apabila pengurus tidak mendefinisikan IT. Ini adalah isu bersama yang boleh dilihat daripada kes Bandar Matsudo dan pergerakan perkhidmatan pengganti bahagian IT.

1. Tujuan Pelaburan IT Menjadi Berpecah

Jika pengurusan tidak mendefinisikan tujuan IT, setiap jabatan akan memperkenalkan alat secara berasingan. Jabatan jualan memperkenalkan Salesforce, jabatan perakaunan memperkenalkan freee, jabatan pentadbiran memperkenalkan sistem pengurusan kehadiran, masing-masing untuk “memudahkan kerja mereka”. Akibatnya, data tidak disepadukan, dan “silo” berlaku di mana data tidak boleh digunakan untuk membuat keputusan pengurusan secara keseluruhan. Di Bandar Matsudo juga, akibat setiap bahagian memperkenalkan sistem secara individu, masalah ketidakselarasan dan input berganda berlaku. Untuk menyelesaikan masalah ini, perlu ada definisi di peringkat pengurusan tentang “data apa yang hendak digunakan dan bagaimana”.

2. Pengkhususan Individu Semakin Mempercepat

Dalam organisasi di mana tujuan IT tidak ditakrifkan, pekerja atau kakitangan tertentu akan menguruskan sistem atas alasan “dia mahir IT”. Apabila orang itu bersara atau bertukar, operasi sistem akan terhenti. Di Bandar Matsudo juga, terdapat kes di mana seorang kakitangan yang bersemangat membina sistem secara peribadi, tetapi selepas kakitangan itu bertukar, sistem itu tidak dapat digunakan lagi. Perkhidmatan pengganti bahagian IT juga berkesan sebagai cara untuk menyelesaikan pengkhususan individu ini. Dengan pemeriksaan berkala oleh pakar, peralihan daripada pergantungan individu kepada operasi organisasi boleh dilakukan.

3. Tidak Dapat Bertindak Balas Terhadap Perubahan

Organisasi yang hanya melihat IT sebagai objek “penyelenggaraan” adalah lemah terhadap perubahan persekitaran. Contohnya, apabila berlaku perubahan peraturan seperti sistem invois pada 2025 atau pindaan Akta Pemeliharaan Rekod Elektronik pada 2026, mereka tidak dapat mengemas kini sistem dengan cepat. Di sebalik usaha DX pentadbiran Bandar Matsudo, terdapat dasar “penyelesaian digital” daripada kerajaan pusat. Pihak berkuasa tempatan yang tidak dapat bertindak balas terhadap ini bukan sahaja akan ketinggalan dalam perkhidmatan rakyat, malah berisiko kehilangan subsidi daripada kerajaan pusat. Begitu juga dengan PKS; jika mereka ketinggalan ketika pesaing sedang giat melaksanakan DX, ia boleh menyebabkan kehilangan pelanggan dan kemerosotan syarat urus niaga.

Apa Yang Perlu Dilakukan Oleh Pengurus Sekarang: “Definisi IT”

Pengajaran yang diperoleh daripada kes Bandar Matsudo dan pergerakan perkhidmatan pengganti bahagian IT ialah, untuk IT, “definisi” adalah keutamaan, bukan “pengenalan”. Secara konkrit, kami mengesyorkan tiga langkah berikut.

Langkah 1: Verbalisasikan Tujuan

Takrifkan “mengapa IT digunakan” dengan kata-kata pengurus sendiri. Contohnya, tetapkan sasaran konkrit seperti “menguruskan data pelanggan secara berpusat untuk meningkatkan jualan sebanyak 20%” atau “mengautomasikan kerja perakaunan untuk mengurangkan kerja lebih masa sebanyak 30%. Adalah penting untuk memasukkan angka dan tarikh akhir, bukan sekadar “peningkatan kecekapan operasi” yang abstrak.

Langkah 2: Audit Status Semasa

Senaraikan semua sistem dan kontrak penyelenggaraan yang sedang digunakan. Kemudian, nilai sama ada setiap satu menyumbang kepada “tujuan” atau tidak. Jika terdapat sistem yang tidak menyumbang, persoalkan sama ada ia adalah sisa daripada “penyelenggaraan IT berasaskan jualan peralatan”. Dengan menggunakan perkhidmatan pengganti bahagian IT, audit ini boleh dijalankan oleh pakar.

Langkah 3: Buat Kriteria untuk Keputusan Pelaburan

Tentukan kriteria keputusan apabila memperkenalkan alat IT baharu. Contohnya, tetapkan peraturan seperti “tempoh pulangan pelaburan dalam tempoh 2 tahun”, “ukur kesan dalam tempoh 6 bulan selepas pengenalan”, atau “hanya guna alat yang membolehkan penyepaduan data”. Ini akan menghalang pengenalan alat tanpa tujuan.

Kesimpulan: Lihat Semula IT Sebagai “Sumber Pengurusan”

Kedua-dua DX pentadbiran Bandar Matsudo dan pergerakan baharu perkhidmatan pengganti bahagian IT menonjolkan “kepentingan mendefinisikan IT”. IT bukan lagi “perkara yang diserahkan kepada pakar”, tetapi sumber pengurusan yang harus ditakrifkan secara langsung oleh pengurus. Keputusan pengurus untuk tidak mendefinisikan IT adalah, dengan sendirinya, keputusan pengurusan untuk “mengekalkan status quo”, dan harganya akan dizahirkan sebagai ketidakcekapan harian dan penurunan daya saing.

Adakah pelaburan IT syarikat anda berdasarkan tujuan yang jelas? Atau, adakah ia hanya terikat dengan “kontrak penyelenggaraan”? Sekarang adalah masanya untuk menilai semula definisi IT.