Cara Mengenal Pasti Pelaksanaan SaaS yang Tidak Akan Gagal

Sebab Pelaksanaan SaaS Berakhir dengan “Kegagalan Pelaksanaan”

“Kami melaksanakan SaaS, tetapi tiada siapa yang menggunakannya” atau “Kami melaksanakannya, tetapi kerja bertambah”. Pernahkah anda mendengar cerita seperti ini?

Kadar kejayaan pelaksanaan SaaS tidaklah tinggi. Menurut kajian, kira-kira 30% daripada SaaS yang dilaksanakan tidak digunakan dalam tempoh setahun. Sebagai pengurus, anda pasti tidak mahu membazirkan kos.

Mengapa begitu banyak SaaS berakhir dengan “kegagalan pelaksanaan”? Sebabnya mudah. “Tujuan pelaksanaan” tidak ditakrifkan.

Di banyak syarikat, pertimbangan pelaksanaan SaaS bermula dengan “Saya dengar ada alat seperti ini” dari peringkat bawahan. Atau, ia dilaksanakan kerana pesaing menggunakannya. Ini menjadikan tujuan tidak jelas.

Dalam artikel ini, kami akan menerangkan “cara mengenal pasti” untuk memastikan kejayaan pelaksanaan SaaS dari perspektif pengurusan. Pengurus dan kakitangan IT yang buntu dalam memilih alat, sila rujuk artikel ini.

“3 Tujuan” yang Perlu Disemak Sebelum Pelaksanaan SaaS

Kejayaan atau kegagalan pelaksanaan SaaS ditentukan oleh “definisi tujuan” sebelum pelaksanaan. Dalam media ini, tujuan ini diklasifikasikan kepada 3 kategori.

SaaS sebagai IT Perniagaan: Mempercepatkan Pertumbuhan

IT perniagaan merujuk kepada pelaburan IT yang berkaitan secara langsung dengan jualan dan pertumbuhan. Contohnya, alat Automasi Pemasaran (MA) dan CRM (Sistem Pengurusan Pelanggan).

Alat-alat ini bertujuan untuk meningkatkan kecekapan aktiviti jualan dan pengurusan data pelanggan secara berpusat. Kriteria penilaian pelaksanaan adalah “Adakah ia menyumbang kepada jualan?”

Contoh khusus termasuk HubSpot dan Salesforce. Alat-alat ini mudah untuk memvisualisasikan kesan pelaksanaan, menjadikan keputusan pelaburan lebih mudah.

SaaS sebagai IT Pengurusan: Menyokong Pembuatan Keputusan

IT pengurusan adalah IT untuk meningkatkan kualiti keputusan pengurusan. Ini termasuk papan pemuka pengurusan dan alat BI (Kecerdasan Perniagaan).

Contohnya, alat seperti Tableau dan Looker Studio memvisualisasikan data dan membantu pengurus membuat keputusan dengan cepat. Tujuan pelaksanaan adalah “pengurusan berasaskan data”.

Walau bagaimanapun, ada perkara yang perlu diberi perhatian di sini. Pelaksanaan IT pengurusan tidak akan berkesan jika data tidak teratur. Pertama, data sistem teras perlu disusun.

SaaS sebagai IT Pengurusan: Memastikan Operasi Stabil

IT pengurusan bertujuan untuk operasi yang stabil dan pengurusan kos. Ini termasuk sistem pengurusan kehadiran, sistem perbelanjaan, dan alat pengurusan aset IT.

Contohnya, freee dan Money Forward membantu dalam kecekapan kerja perakaunan. Selain itu, AssetView dan JAMF berkesan untuk pengurusan lesen PC dan perisian.

Alat-alat ini berkaitan secara langsung dengan pengurangan kos dan penyeragaman kerja, menjadikan ROI (Pulangan Pelaburan) mudah dikira.

“3 Kriteria Penilaian” untuk Tidak Gagal dalam Pemilihan SaaS

Setelah tujuan jelas, langkah seterusnya adalah pemilihan alat. Perkara penting di sini adalah mempunyai “kriteria penilaian”. Nilailah berdasarkan 3 kriteria berikut.

Adakah Fungsi Tujuan Sepadan?

Perkara pertama yang perlu disemak adalah sama ada tujuan alat dan tujuan syarikat anda sepadan.

Contohnya, jika anda melaksanakan CRM untuk meningkatkan kecekapan jualan, kenal pasti sama ada fungsi alat itu khusus untuk “merekod aktiviti jualan”. Alat yang terlalu banyak fungsi boleh merumitkan operasi.

Sebaliknya, jika anda ingin menggunakannya sebagai papan pemuka pengurusan, memilih alat yang khusus untuk sokongan jualan akan menyukarkan integrasi data. Pilih alat yang sesuai dengan tujuan anda.

Skalabiliti dan Kebolehsesuaian

Seterusnya, sama ada alat itu boleh menampung pertumbuhan syarikat anda.

Bagi syarikat kecil dan sederhana, pelaksanaan berskala kecil pada awalnya mungkin mencukupi, tetapi bilangan pengguna mungkin meningkat beberapa tahun kemudian. Pada masa itu, elakkan alat yang harganya melambung mengikut bilangan pengguna.

Selain itu, tahap kebebasan penyesuaian juga penting. Alat yang boleh diubah suai tanpa kod boleh dioperasikan tanpa membebankan jabatan IT. Contohnya, kintone dan Notion mempunyai kebolehsesuaian yang tinggi dan popular di kalangan syarikat kecil dan sederhana.

Sokongan Selepas Pelaksanaan

Akhir sekali, semak sistem sokongan selepas pelaksanaan.

SaaS tidak berakhir selepas pelaksanaan. Jika masalah berlaku semasa operasi, sama ada sokongan boleh diterima dengan cepat akan mempengaruhi kadar penggunaan.

Adakah terdapat sokongan bahasa Melayu? Adakah sokongan sembang 24 jam? Adakah terdapat perkhidmatan sokongan pelaksanaan? Ini adalah perkara yang perlu disemak terlebih dahulu.

3 Perkara untuk Mengelakkan “Tidak Digunakan” Selepas Pelaksanaan

Kebanyakan kegagalan pelaksanaan SaaS terletak pada operasi selepas pelaksanaan. Alat yang dipilih dengan baik tidak bermakna jika tidak digunakan.

Utamakan “Kemudahan Penggunaan” di Peringkat Bawahan

Jika peringkat bawahan tidak menggunakannya, alat yang hebat sekalipun akan menjadi sia-sia. Sebelum pelaksanaan, tunjukkan demo kepada ahli yang akan menggunakannya dan minta maklum balas.

Jika ramai yang mengatakan “sukar digunakan”, pertimbangkan alat lain. Mengabaikan tentangan peringkat bawahan akan meningkatkan risiko alat itu ditinggalkan tanpa digunakan.

Reka Bentuk “Sokongan Pengiring” Segera Selepas Pelaksanaan

Selepas pelaksanaan, bulan pertama adalah penentu. Dalam tempoh ini, reka bentuk “sokongan pengiring” untuk mengajar cara penggunaan dalam syarikat.

Secara khusus, adalah berkesan untuk mengadakan “latihan hands-on” di mana semua orang mencuba operasi pada hari pertama pelaksanaan. Selain itu, adakan mesyuarat kemajuan mingguan untuk menyelesaikan sebarang keraguan.

Jika tempoh ini dapat diatasi, alat akan lebih mudah untuk digunakan.

Visualisasikan “Risiko Tidak Menggunakan”

Akhir sekali, visualisasikan risiko jika alat tidak digunakan.

Contohnya, jika CRM tidak digunakan, kongsikan risiko seperti “maklumat pelanggan menjadi milik individu, dan jika pekerja yang bertanggungjawab berhenti, urus niaga akan terputus”. Ini akan meningkatkan rasa krisis di peringkat bawahan dan menjadi motivasi untuk menggunakan alat.

Kesimpulan: 90% Kejayaan Pelaksanaan SaaS Bergantung pada “Definisi Tujuan”

Kunci kejayaan pelaksanaan SaaS bukan pada aspek teknikal, tetapi pada “definisi tujuan pengurusan”.

Untuk apa ia dilaksanakan? Adakah untuk pertumbuhan perniagaan, meningkatkan kualiti keputusan pengurusan, atau menstabilkan operasi? Memilih alat tanpa menjelaskan perkara ini akan meningkatkan kebarangkalian kegagalan.

Gunakan 3 tujuan dan kriteria penilaian yang diperkenalkan dalam artikel ini untuk memilih SaaS yang paling sesuai untuk syarikat anda. Dan selepas pelaksanaan, reka bentuk sokongan pengiring supaya peringkat bawahan boleh menggunakannya.

IT adalah sumber pengurusan. Ia hanya akan memberi kesan apabila pengurus mentakrifkan tujuan dan mengoperasikannya bersama-sama dengan peringkat bawahan. Sila cuba amalkannya mulai hari ini.