Tender Awam, Keselamatan, Pengekalan Bakat: 3 Berita yang Menyoal ‘Nilai Rentas’ Pelaburan IT

Minggu lalu, tiga berita berkaitan IT yang kelihatan tidak berkaitan dilaporkan. Sokongan untuk memasuki tender awam, langkah keselamatan untuk Microsoft 365, dan digitalisasi onboarding (proses latihan dalaman dan penempatan) bagi pengambilan graduan baharu. Bagi pengurus atau CTO, setiap satunya mungkin dilihat sebagai ‘alat penyelesaian masalah’ individu atau ‘topik bidang kepakaran’ yang berasingan.

Namun, di sinilah tersembunyi struktur asas mengapa banyak syarikat gagal mencapai hasil dengan pelaburan IT. Iaitu, masalah di mana inisiatif IT yang dioptimumkan secara individu berjalan selari tanpa tujuan bersama (fungsi objektif) dari perspektif pengurusan, dan gagal menghasilkan nilai bersepadu. Artikel ini menggunakan tiga berita ini sebagai bahan untuk memikirkan reka bentuk ‘nilai rentas’ yang sepatutnya dicari oleh pengurusan daripada IT.

3 ‘Pengoptimuman Individu’ di Lapangan yang Ditunjukkan oleh Berita

Pertama, mari kita susun dari perspektif pengurusan apa yang disampaikan oleh setiap berita.

1. Sokongan Penyertaan Tender Awam: Strategi Pengembangan ‘IT Perniagaan’

Ini adalah berita mengenai webinar ‘OK Walaupun Tiada Rekod Prestasi, Panduan Tender Awam untuk PKS’. Ini boleh dikatakan sebagai topik ‘IT perniagaan’ untuk membuka pasaran baharu (pasaran awam). Penyesuaian dengan sistem tender elektronik perolehan awam (contohnya, ‘Portal Maklumat Perolehan JETRO’ atau sistem perolehan elektronik setiap pihak berkuasa tempatan), penciptaan dan pengurusan digital dokumen cadangan, pengumpulan rekod prestasi digital untuk mendapatkan mata penilaian, dan lain-lain. IT diposisikan sebagai kaedah langsung untuk pengembangan jualan. Fungsi objektif di sini adalah ‘perolehan pesanan baharu dan pengembangan jualan’.

2. Langkah Pencegahan Ransomware Microsoft 365: Pengukuhan Pertahanan ‘IT Pengurusan’

Ini adalah webinar ‘Apakah Langkah Pencegahan Ransomware Microsoft 365 yang Boleh Dilindungi Walaupun oleh Pasukan Sistem Maklumat Kecil?’. Ini adalah isu ‘IT pengurusan’ tentang bagaimana menguruskan risiko keselamatan SaaS teras (Microsoft 365) yang telah diperkenalkan, oleh jabatan sistem maklumat (jabatan sistem maklumat) yang kecil. Pengukuhan pengesahan pelbagai faktor (MFA), tetapan pemulihan SharePoint/OneDrive, penapisan e-mel mencurigakan, dan lain-lain. Tujuannya adalah ‘memastikan kesinambungan perniagaan dan meminimumkan kerosakan akibat insiden’, iaitu ‘kestabilan dan pengurusan kos’.

3. Digitalisasi Onboarding: Permulaan ‘IT Pengurusan’

Ini adalah hasil tinjauan ‘Lebih 70% Menjawab “Digitalisasi dan Pemiawaian Onboarding Mempengaruhi Pencegahan Pemberhentian Awal”‘. Ini adalah pergerakan untuk memiawaikan dan meningkatkan kecekapan peningkatan keupayaan dan pengekalan awal pekerja baharu dengan menggunakan alat digital (contohnya Fleekdrive, Notion, alat HRTech khusus). Ini menghampiri bidang ‘IT pengurusan’ yang meningkatkan pembangunan sumber manusia dan kebolehulangan organisasi. Tujuannya adalah ‘pengekalan bakat dan pengumpulan pengetahuan organisasi yang tidak bergantung pada individu’.

Sekarang, di syarikat anda, jabatan manakah yang memajukan ketiga-tiga usaha ini, dan dengan tujuan apa? Dalam kebanyakan kes, 1 adalah oleh jabatan jualan atau pembangunan perniagaan, 2 oleh jabatan sistem maklumat, dan 3 oleh jabatan sumber manusia/hal ehwal am, masing-masing dengan bajet dan KPI mereka sendiri. Inilah gambaran tipikal ‘perpecahan fungsi objektif’.

Ketidakcekapan Pelaburan dan Kehilangan Peluang yang Dihasilkan oleh ‘Perpecahan Fungsi Objektif’

Apakah masalah yang timbul apabila setiap satunya dioptimumkan secara individu? Mari kita lihat contoh konkrit.

Contoh: Jabatan Jualan yang Ingin Menang Tender Awam dan Jabatan Sistem Maklumat yang Mengutamakan Keselamatan

Katakan jabatan jualan ingin menggunakan perkhidmatan storan awan luaran untuk berkongsi dan menyunting dokumen cadangan bagi menyertai tender awam secara aktif. Namun, jabatan sistem maklumat mungkin tidak meluluskannya dengan alasan ‘muat naik dokumen penting ke perkhidmatan luar adalah pelanggaran polisi keselamatan’. Akibatnya, jualan mula menggunakan perkhidmatan tersebut sebagai ‘Shadow IT’ (IT yang digunakan di luar kawalan pengurusan) tanpa kelulusan, yang sebaliknya meningkatkan risiko kebocoran maklumat, atau menyebabkan kelewatan dalam aktiviti cadangan itu sendiri.

Di sebalik konflik ini wujud dua tujuan yang tidak disepadukan dari segi pengurusan, iaitu ‘pengembangan jualan’ dan ‘pengurangan risiko’. Ini kerana pengurusan tidak mentakrifkan ‘di manakah keseimbangan antara risiko IT dan kelajuan yang boleh diterima dalam strategi tender awam ini’, maka berlaku tarik tali antara jabatan.

Contoh: Jurang antara Alat Onboarding Sumber Manusia dan Alat Kerja Sebenar

Walaupun jabatan sumber manusia memperkenalkan portal onboarding yang hebat, jika manual kerja yang terdapat di dalamnya tidak sepadan dengan kaedah operasi terkini sistem teras seperti Salesforce, Freee, atau sistem teras yang sebenarnya digunakan di lapangan, pekerja baharu akan keliru. Ini kerana pengurusan dan kemas kini alat onboarding (dipimpin oleh sumber manusia) dan alat kerja (dipimpin oleh setiap jabatan perniagaan) terpisah, menyebabkan keberkesanan pelaburan berkurang separuh. Di sini juga, tujuan ‘pengumpulan pengetahuan piawai’ dan ‘kelajuan dan fleksibiliti setiap perniagaan’ berpecah.

‘Nilai Rentas’ yang Perlu Direka Bentuk oleh Pengurusan: Satu Paksi yang Menembusi 3 Berita

Jadi, apakah ‘nilai rentas’ yang harus diekstrak dan ditakrifkan oleh pengurus dari tiga inisiatif individu ini? Ia adalah perspektif “Pembinaan Asas Digital Bersepadu (Digital Foundation) yang Menyokong Pertumbuhan Mampan Organisasi”.

Mentafsir semula tiga berita ini dengan perspektif ini adalah seperti berikut:

• Sokongan Tender Awam: Bukan sekadar pengembangan saluran jualan, tetapi isu Ketersambungan Digital (Digital Connectivity) iaitu ‘bagaimana menyambungkan platform perolehan digital luaran dengan proses kerja dan cadangan syarikat sendiri dengan selamat dan cekap’.
• Langkah Keselamatan M365: Bukan sekadar pertahanan, tetapi menetapkan Piawaian Operasi Selamat (Secure Operation Standard) untuk platform kerjasama yang paling luas digunakan, dan menjadikannya asas untuk model keselamatan semua penyepaduan SaaS lain.
• Digitalisasi Onboarding: Bukan sekadar peningkatan kecekapan kerja sumber manusia, tetapi mewujudkan mekanisme untuk Memiawaikan & Menyebarkan (Standardization & Propagation) pengetahuan dan prosedur kerja organisasi di atas asas keselamatan yang telah ditetapkan.

Semua ini adalah sebahagian daripada isu pengurusan peringkat tinggi, iaitu ‘menyepadukan semula SaaS dan proses kerja yang telah berkembang secara terpisah menjadi satu asas yang selamat dan mampan’.

Langkah Praktikal: Menyoal Semula Pelaburan IT Berdasarkan Nilai Rentas

Seterusnya, apabila pertimbangan untuk projek baharu atau pengenalan alat baru dikemukakan dari jabatan, pengurus atau CTO boleh menanyakan soalan seperti berikut:

1. Bagaimanakah pelaburan ini akan disepadukan dengan ‘Asas Digital’ sedia ada?

“Bolehkah alat onboarding baharu ini menggunakan Single Sign-On (SSO) dengan akaun Microsoft 365 yang sudah digunakan oleh semua pekerja? Adakah manual yang dibuat di sana disandarkan secara automatik ke SharePoint dan tertakluk kepada polisi keselamatan?”

Soalan ini adalah halangan pertama untuk mengelakkan alat baharu menjadi ‘pulau terpencil’. Minta mereka menilai kos penyepaduan (penyepaduan API atau pengurusan pengguna) terlebih dahulu.

2. Jika inisiatif ini berjaya, bagaimanakah ia boleh dikembangkan merentas bidang lain?

“Tidak bolehkah proses pengurusan dokumen cadangan elektronik dan senarai semak keselamatan yang dibangunkan melalui tender awam juga digunakan untuk aktiviti cadangan biasa kepada pelanggan penting?”

“Tidak bolehkah kaedah pemantauan M365 yang ditetapkan oleh pasukan sistem maklumat kecil dijadikan templat untuk model pemantauan perkhidmatan awan lain (contohnya CRM atau ERP) yang akan diperkenalkan pada masa hadapan?”

Dengan memikirkan kemungkinan pengembangan rentas, wujudlah perspektif untuk memperluas potensi pulangan (ROI) pelaburan.

3. Adakah pihak yang bertanggungjawab untuk projek ini mentakrifkan ‘nilai rentas’ tersebut?

Ini adalah soalan yang paling penting. Jika permohonan rasmi ‘ingin memperkenalkan alat sokongan tender awam’ dikemukakan oleh ketua jabatan jualan, cuba tanya, “Adakah ia hanya alat untuk jabatan jualan? Atau adakah ia berpotensi menjadi pintu masuk piawai (gateway) syarikat kami apabila berurusan dengan platform digital luaran?”

Inilah saat untuk meningkatkan kesedaran pengendali projek dari ‘penyelesaian masalah jabatan’ kepada ‘pembinaan aset syarikat’.

Kesimpulan: Pelaburan IT adalah ‘Seni Penyepaduan Pengurusan’

Tender awam, keselamatan, pengekalan bakat. Ini hanyalah satu aspek daripada pelbagai cabaran yang dihadapi oleh pengurusan. Selagi IT digunakan sebagai ‘kotak alat’ untuk menyelesaikan cabaran ini secara individu, ia akan terus menjadi pusat kos dan terus dibelenggu oleh kesukaran penyepaduan.

Namun, intipati yang sepatutnya dicari oleh pengurusan daripada IT adalah untuk ‘menyepadukan’ cabaran dan peluang yang terpisah-pisah ini, dan membina asas yang konsisten yang menyokong pertumbuhan mampan keseluruhan organisasi. Daripada terpengaruh dengan pengenalan berita atau alat individu, teruskan bertanya di manakah kedudukan mereka dalam ‘gambaran besar asas digital’ syarikat sendiri, dan bagaimana mereka sepatutnya disambungkan.

Soalan yang berterusan itulah yang merupakan langkah pertama dan paling penting untuk mengubah IT menjadi sumber pengurusan yang sebenar.