「Tiada Belanjawan IT」Keputusan Pengurusan Yang Menyebabkan Kerugian Struktural

Realiti Pengabaian IT yang Dibenarkan oleh “Tiada Belanjawan”

“Saya nak pasang sistem baru, tapi sekarang tiada belanjawan.” “Buat masa ni, guna alat percuma dulu.”

Ini adalah kata-kata yang sering saya dengar daripada pengusaha. Namun, tahukah anda bahawa keputusan “tiada belanjawan” ini sebenarnya menyebabkan kos yang lebih besar?

Sebuah syarikat pembuatan kecil dan sederhana yang saya bimbing dalam perundingan. Hasil jualan sekitar RM10 bilion, pemprosesan perakaunan menggunakan Excel dan baucar kertas. Pengurusan inventori pun secara tulisan tangan. Dengan kepercayaan pemilik bahawa “pelaburan IT adalah kos,” belanjawan IT adalah sifar setiap tahun. Akibatnya, pengesahan inventori akhir bulan mengambil masa 3 hari, penutupan akaun mengambil 2 minggu. Lebih masa pekerja melebihi 50 jam sebulan. Kadar pusing ganti pekerja juga kekal tinggi.

Adakah keputusan “tiada belanjawan IT” syarikat ini benar-benar rasional?

Kos Tersembunyi yang Disembunyikan oleh Alat Percuma

“Sebab ada alat percuma yang boleh digunakan” adalah alasan biasa yang lain.

Memang, Google Sheets, Trello, dan pelan percuma Slack sangat berguna. Namun, apabila ia dijadikan teras perniagaan, kos berikut akan timbul:

Pertama, penyebaran data. Alat percuma mempunyai fungsi terhad, jadi anda perlu menggabungkan beberapa alat. Akibatnya, data disimpan secara berselerak, dan mengambil masa untuk memahami gambaran keseluruhan.

Kedua, penggalakan pengkhususan individu. Oleh kerana halangan penggunaan alat percuma rendah, pekerja tertentu mula menggunakannya secara unilateral. Apabila pekerja itu berhenti, terdapat risiko perniagaan terhenti.

Selain itu, risiko keselamatan juga tidak boleh diabaikan. Kebanyakan alat percuma tidak jelas tentang lokasi penyimpanan data dan tahap penyulitan. Ini menimbulkan kebimbangan untuk menyimpan maklumat pelanggan dan data transaksi.

Sebagai contoh, dalam syarikat pembuatan tadi, pekerja telah memasang alat pengurusan tugas percuma tanpa kebenaran, yang mengandungi butiran hubungan pelanggan dan data sebut harga. Ini dikesan dalam audit keselamatan, dan menyebabkan kos 2 minggu dan puluhan ribu ringgit untuk menghentikan penggunaan alat dan memindahkan data.

Kriteria untuk Mengubah Pelaburan IT daripada “Perbelanjaan” kepada “Pelaburan”

Jadi, bagaimana pengusaha harus menilai pelaburan IT?

Yang penting adalah menyedari bahawa keadaan “tiada belanjawan IT” adalah hasil keputusan pengurusan. Tiada belanjawan hanya bermakna pengusaha telah memutuskan bahawa keutamaan untuk melabur dalam IT adalah rendah.

Sama ada keputusan itu betul boleh disahkan dengan kriteria berikut:

Pertama, jelaskan sama ada pelaburan IT itu akan meningkatkan jualan atau mengurangkan kos. Contohnya, Sistem Pengurusan Perhubungan Pelanggan (CRM) dijangka meningkatkan jualan melalui kecekapan jualan. Sistem perakaunan bertujuan mengurangkan kos buruh dengan memendekkan kerja penutupan akaun.

Kedua, kira tempoh pulangan pelaburan (ROI). Jika alat SaaS berharga RM5,000 sebulan diperkenalkan, kos tahunan adalah RM60,000. Jika ini dapat mengurangkan lebih masa sebanyak 20 jam sebulan, kesan tahunan dalam bentuk kos buruh adalah lebih RM100,000. Tempoh pulangan pelaburan adalah kurang dari setahun.

Selain itu, bandingkan dengan pesaing. Jika pesaing dalam industri yang sama telah mensistemkan operasi, manakala syarikat anda masih melakukannya secara manual, jurang daya saing pasti akan melebar.

“Tiga Kategori Pelaburan IT” yang Perlu Difikirkan oleh Pengusaha

Di sini, kami menggunakan “tiga kategori IT” yang juga merupakan dasar editorial media ini.

IT Perniagaan (berkaitan langsung dengan pertumbuhan/jualan) perlu dilaburkan secara aktif untuk meningkatkan kelebihan daya saing. Contohnya, pengubahsuaian laman web e-dagang atau pengenalan alat Automasi Pemasaran (MA).

IT Pengurusan (untuk membuat keputusan dan kebolehulangan) mempengaruhi kualiti pengurusan. Pengenalan alat BI atau papan pemuka pengurusan membolehkan keputusan pantas berdasarkan data.

IT Pentadbiran (operasi stabil/pengurusan kos) bertujuan untuk kecekapan operasi dan pengurangan risiko. Sistem perakaunan dan sistem pengurusan kehadiran termasuk dalam kategori ini.

Banyak syarikat kecil dan sederhana menangguhkan pelaburan dalam IT pentadbiran. Namun, IT pentadbiran adalah IT “pertahanan”, dan jika diabaikan, ia akan menyebabkan kerugian besar kemudian.

Dalam contoh syarikat pembuatan tadi, mereka memperkenalkan sistem pengurusan inventori (RM3,000 sebulan) dan sistem perakaunan (RM2,000 sebulan). Kos pengenalan awal adalah RM100,000. Namun, masa pengesahan inventori dikurangkan dari 3 hari kepada 30 minit, dan penutupan akaun dari 2 minggu kepada 3 hari. Lebih masa dikurangkan kepada bawah 20 jam sebulan, dengan kesan penjimatan kos buruh tahunan kira-kira RM300,000. Tempoh pulangan pelaburan adalah 4 bulan.

Langkah Pertama untuk Keluar daripada “Tiada Belanjawan”

Selagi pengusaha terus berkata “tiada belanjawan IT,” syarikat tidak akan terlepas daripada ketidakcekapan struktur.

Mulakan dengan menyenaraikan operasi yang sedang dilakukan secara manual. Kenal pasti operasi yang paling memakan masa dan paling banyak kesilapan.

Seterusnya, anggarkan kesan sistemasi operasi tersebut dalam bentuk wang. Kira dari tiga perspektif: pengurangan kos buruh, peningkatan jualan, dan pengurangan risiko.

Akhirnya, mulakan dari skala kecil. Tidak perlu memperkenalkan ERP berskala besar secara tiba-tiba. Dalam banyak kes, alat SaaS bermula dari RM1,000 sebulan sudah cukup berkesan.

Pelaburan IT bukan “kos,” tetapi “pelaburan untuk masa depan.” Dengan mentakrifkan IT dan membuat keputusan pelaburan, pengusaha boleh membawa syarikat ke peringkat seterusnya.

Jangan gunakan perkataan “tiada belanjawan” sebagai alasan lagi. Keputusan itulah yang menghalang pertumbuhan syarikat.